Programme d’assurance de la qualité

Exigences du programme d’assurance de la qualité

Le programme d’assurance de la qualité (AQ) et l’équipe d’AQ de l’OPAO, y compris le personnel et les moniteurs auprès des pairs sont là pour aider les psychothérapeutes autorisés à fournir des soins sécuritaires et efficaces à leurs clients.

À propos du programme d’AQ   

 

En tant que psychothérapeute autorisé de l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (OPAO), vous appartenez à une profession de la santé qui est réglementée. Au précieux privilège de la réglementation professionnelle s’ajoute la responsabilité, à savoir la responsabilité d’exercer la psychothérapie de manière efficace, compétente et sécuritaire. Vous démontrez que vous exercez la psychothérapie de manière efficace, compétente et sécuritaire en respectant continuellement les normes de la profession de même que les lois et règlements applicables à votre pratique professionnelle. Le public (vos clients) s’attend également à ce que vous fassiez preuve de professionnalisme et de responsabilité et que vous dispensiez des soins compétents. Même si l’OPAO reconnaît que la grande majorité des psychothérapeutes autorisés sont des praticiens sécuritaires, compétents et efficaces, vous et l’OPAO partagez une obligation mutuelle d’assurer que le public sache que vous possédez ces qualités. L’une des façons d’y parvenir est de participer au programme d’assurance de la qualité.

 

Le programme d’AQ vise à encourager les psychothérapeutes autorisés à réfléchir de façon critique à leur pratique, à leur croissance professionnelle et à leurs obligations en tant que membres d’une profession de la santé réglementée. Il favorise l’apprentissage continu, un élément essentiel de la prestation de soins sécuritaires et efficaces.

 

Tous les professionnels inscrits de la santé doivent prendre part à ce programme, comme l’exige la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR).

Volets du programme d’AQ

Le programme d’AQ comprend trois volets principaux :

  • Volets du programme d’AQ  

    1. L’auto-évaluation et le perfectionnement professionnel, qui nécessitent la participation continue de chaque personne inscrite.
  • Volets du programme d’AQ  

    2. L’évaluation de l’exercice par les pairs (EEP), y compris :

     

    • L’évaluation basée sur des études de cas (EBEC) ;
    • Le perfectionnement professionnel autodirigé ; et
    • L’évaluation et la réévaluation par les pairs.
  • Volets du programme d’AQ  

    3. Enseignement correctif selon les directives du comité d’assurance de la qualité.

À propos du perfectionnement professionnel (PP)  

 

Sous le programme d’assurance de la qualité (AQ) de l’OPAO, tous les inscrits doivent participer tous les deux ans à des activités d’auto-évaluation et de perfectionnement professionnel afin de maintenir les connaissances, les compétences et le jugement nécessaires pour exercer la profession conformément aux normes d’exercice et règlements des psychothérapeutes autorisés et au code de déontologie de l’OPAO.

 

Les inscrits sont tenus de compléter leur auto-évaluation et leurs activités de perfectionnement professionnel tous les deux ans d’ici le 31 décembre. Ce cycle de deux ans est désigné comme le « cycle de déclaration PP ».

Aperçu des exigences de PP  

Activités requises tous les deux ans au cours de chaque cycle de déclaration:

  • Aperçu des exigences de PP  

    1. Soumettre au moins une auto-évaluation ;
    2. Participer à un minimum de 40 heures d’activités de perfectionnement professionnel ; et
    3. Indiquez si vous avez complété les points A et B à l’OPAO en soumettant un formulaire d’attestation en ligne.

     

    Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos exigences ou votre capacité à les remplir à temps, veuillez contacter le personnel d’AQ.

Perfectionnement professionnel

Information sur les exigences de PP

Tous les inscrits sont tenus de terminer les éléments suivants tous les deux ans, pendant leur cycle de déclaration :

Auto-évaluation

L’auto-évaluation est un questionnaire en ligne disponible dans votre compte utilisateur OPAO. Elle vise à vous aider à réfléchir sur votre pratique et à identifier des domaines d’amélioration qui orienteront votre perfectionnement professionnel. L’auto-évaluation a pour but de vous aider à prendre conscience de l’état actuel de votre pratique en capturant une image de vos connaissances, compétences et jugements actuels. Vous devez remplir toutes les sections de l’auto-évaluation et fournir des réponses complètes, cohérentes et en lien avec le sujet abordé. L’auto-évaluation se compose de deux sections, telles que décrites ci-dessous.

 

L’inventaire général des obligations professionnelles vous aidera à évaluer vos connaissances, vos compétences et votre jugement dans des domaines de compétence bien précis liés à la réglementation professionnelle. Cet inventaire intègre les Normes d’exercice de la profession à l’intention des psychothérapeutes autorisés de l’OPAO et aborde les changements dans votre environnement de pratique et les progrès technologiques.

 

La section de réflexion se compose d’une série d’exercices conçus pour vous aider à considérer les aspects les plus interpersonnels de votre pratique, comme vos relations professionnelles, vos systèmes de soutien et l’utilisation sûre et efficace de soi (USES).

 

Vous pouvez compléter plus d’une auto-évaluation et il vous est encouragé de consulter vos réponses lors de la planification de vos activités de perfectionnement professionnel (apprentissage). Vous êtes encouragé à investir vos efforts dans des activités de perfectionnement professionnel qui vous permettront de répondre à toutes les opportunités de croissance liées à vos obligations professionnelles.

Activités d’apprentissage de perfectionnement professionnel

Tous les inscrits sont tenus de s’engager dans au moins 40 heures d’activités de perfectionnement professionnel pendant leur cycle de déclaration de PP de deux ans.

 

S’engager dans des activités d’apprentissage est un élément important du maintien des compétences et de se tenir au courant des pratiques, des enjeux, des tendances et des nouvelles techniques actuels. Ceci vous aide également à maintenir et à améliorer vos connaissances, vos compétences et votre jugement en ce qui concerne les Normes d’exercice de la profession à l’intention des Psychothérapeutes autorisés, les législations et les règlements applicables. Cela vous permet également de vous tenir au courant des pratiques actuelles, des enjeux, des tendances et des nouvelles techniques.

 

Ce qu’il faut savoir sur la condition des 40 heures d’activités d’apprentissage :

  • Vous devez vous engager dans un minimum de 40 heures d’activités d’apprentissage pendant le cycle de déclaration pertinent de deux ans. Les activités qui ont eu lieu avant le cycle de déclaration ou qui sont enregistrées en prévision d’une réalisation future ne seront pas prises en compte pour atteindre l’exigence minimale.
  • Les activités doivent avoir lieu pendant que vous êtes inscrits auprès de l’OPAO.
  • Au moins l’une des activités doit être didactique (c’est-à-dire une activité destinée à instruire ou à enseigner)
  • Au moins l’une des activités doit être expérientielle (c’est-à-dire une activité qui fournit ou implique une expérience)
  • Les activités d’apprentissage doivent être documentées et conservées dans votre dossier professionnel.
  • Les activités d’apprentissage doivent être crédibles et exiger une forme de participation, en lien avec l’exercice de la profession, et vérifiables.

 

Il est recommandé d’enregistrer les activités dans votre dossier professionnel peu de temps après les avoir terminées. Le plan d’apprentissage peut être utilisé pour suivre votre participation.

 

L’OPAO peut demander une vérification de votre participation aux activités d’apprentissage documentées. Conservez une trace de tous les matériaux et notes pouvant être utilisés pour étayer votre participation à une activité d’apprentissage dans votre dossier professionnel. Le tableau ci-dessous répertorie des exemples d’activités d’apprentissage et de documents justificatifs acceptables.

 

Si vous participez à une activité qui s’étend sur une période significative (par exemple, un cours d’une durée d’un semestre), vous êtes invité à l’inclure dans votre plan d’apprentissage avant qu’elle ne se termine, mais en ne notant que les heures que vous avez déjà complétées (et non les heures que vous prévoyez de compléter).

Exemples d’activités d’apprentissage

L’OPAO ne fournit pas de liste de cours ou de matériel d’apprentissage « préapprouvés ». On s’attend à ce que les inscrits comptent sur leur jugement professionnel pour identifier les occasions qui répondront à leurs besoins et objectifs d’apprentissage individuels.

 

Il est recommandé de participer à une large gamme d’activités. Le type de preuve qui serait considéré comme acceptable dépend de l’activité en question.

 

Activités d’apprentissage didactique et preuve de participation acceptable (Liste non exhaustive) : 

 

  • Participer à des programmes de formation ou à des cours
    • Relevés de notes, lettres ou certificats de réussite
  • Participer à des ateliers, des séminaires, des conférences ou des séminaires en ligne
    • Lettres ou certificats de réussite
  • Effectuer des recherches
    • Propositions, résumés ou ententes
  • Entreprendre des activités d’apprentissage indépendantes ou autoguidées
    • Entrée de journal : Liste du matériel de lecture/activités et résumé de l’apprentissage
  • Préparation à l’évaluation basée sur des études de cas (EBEC)
    • Entrée de journal : Liste du matériel de lecture/activités et résumé de l’apprentissage
  • Lecture du Manuel d’exercice de la profession et jurisprudence
    • Entrée de journal : Liste du matériel de lecture/activités et résumé de l’apprentissage
  • Préparation pour des programmes d’enseignement, des cours, des ateliers, des séminaires, des conférences ou des séminaires en ligne
    • Plan de cours ou programme, de l’atelier ou du séminaire, y compris la liste des documents de référence utilisés dans l’élaboration du cours
  • Essais pour une publication spécialisée (p. ex. Journaux, manuels scolaires et autres ressources pédagogiques)
    • Lien vers la publication, ou un exemplaire de la page titre de l’article portant le nom de la personne inscrite en tant qu’auteur (ou qu’auteur collaborateur)
  • Examen autodirigé des normes de pratique professionnelle et des ressources pour combler les lacunes identifiées par l’ABC
    • Le type de preuve qui serait considéré comme acceptable dépend de l’activité.
  • Autre
    • Le type de preuve considéré comme étant acceptable dépend de l’activité

 

Activités d’apprentissage par l’expérience et preuve de participation acceptable (Liste non exhaustive) : 

 

  • Participation à un ou à plusieurs groupes d’étude
    • Liste du matériel de lecture et des activités et résumés des apprentissages
  • Consultation avec les pairs
    • Lettre de confirmation ou aperçu de la consultation et les coordonnées du consultant
  • Faire l’objet d’une supervision clinique
    • Lettre du superviseur, copie du contrat, journal de supervision
  • Recevoir des soins personnels en psychothérapie
    • Lettre du psychothérapeute, reçus de paiement pour les services fournis
  • Autre
    • Le type de preuve considéré comme étant acceptable dépend de l’activité

Déclaration d’activités d’apprentissage

Vous devez indiquer si vous avez effectué votre PP en soumettant un formulaire d’attestation tous les deux ans avant le 31 décembre. Le formulaire d’attestation ne peut être soumis que dans votre compte d’utilisateur de l’OPAO au cours de l’année où vos exigences en matière de perfectionnement professionnel doivent être satisfaites (c’est-à-dire tous les deux ans).

Dossier professionnel

Vous êtes tenu(e) de conserver des traces de vos activités de perfectionnement professionnel dans un dossier professionnel. Votre dossier contient toutes les informations relatives à vos activités de perfectionnement professionnel (PP).

 

Le dossier professionnel doit inclure au minimum un plan d’apprentissage ainsi que des documents permettant de vérifier votre participation aux activités d’apprentissage.

 

Vous devez conserver les dossiers dans votre dossier professionnel pour le cycle en cours ainsi que pour les cycles précédents (c’est-à-dire quatre ans). Vous n’êtes pas obligé(e) de soumettre votre dossier professionnel à l’OPAO, sauf si le personnel de l’AQ en fait la demande.

 

Les activités rapportées dans le dossier professionnel doivent être :

  1. Pertinentes à l’exercice de la profession ;
  2. Crédibles et nécessiter une forme de participation ; et
  3. Vérifiables ou une forme de documentation existe, permettant à un inscrit de démontrer qu’il a complété l’activité.

 

L’OPAO ne donne aucune directive spécifique sur l’apparence d’un dossier, et il ne propose pas de moyen de télécharger des preuves documentaires. La façon dont vous organiser votre dossier professionnel vous appartient. Certains inscrits conservent simplement des copies de toutes les preuves de participation à des activités d’apprentissage dans un dossier papier, tandis que d’autres les sauvegardent électroniquement sur leur ordinateur. Quoi que vous choisissiez, veillez à ce que votre dossier professionnel inclue au minimum un plan d’apprentissage ainsi que des documents permettant de vérifier votre participation aux activités de formation.

 

Nous avons élaboré un modèle de plan d’apprentissage qui peut être utilisé pour vous aider à suivre votre participation à votre perfectionnement professionnel. Ce modèle à remplir est lié ci-dessous.

 

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser le modèle et pouvez utiliser une autre méthode pour suivre vos activités d’apprentissage, à condition que ces informations, ainsi que les preuves documentaires de participation, soient enregistrées dans votre dossier professionnel et conservées pendant au moins 4 ans.

 

Pour utiliser ce modèle, vous devez d’abord télécharger et enregistrer une copie du fichier sur votre propre appareil.

 

Le modèle dispose d’un espace pour enregistrer toutes les activités d’apprentissage de PP auxquelles vous avez participé tout au long de votre cycle de déclaration. Veuillez créer un nouveau document pour chaque cycle de déclaration. Vous êtes encouragé à participer à une grande variété d’activités et à vous engager dans différents types ou formats d’apprentissage. Et surtout, vous êtes encouragé à réfléchir à chaque activité d’apprentissage et à décrire l’impact qu’elle a eu sur votre pratique.

Examen d’experts concernant le décès d’un enfant

Cet article a été publié pour la première fois dans le Communiqué de février 2023. 

 

En octobre 2022, l’OPAO a reçu une lettre et un examen d’experts du Comité d’examen des décès d’enfants (CEDE) au Bureau du coroner en chef (BCC) de l’Ontario. Le CEDE du BCC « appuie directement l’élaboration de recommandations efficaces pour la prévention d’autres décès de jeunes en Ontario ».

 

Sur la base des recommandations émises dans le cadre de l’examen, l’OPAO rappelle à tous les inscrits l’obligation de signaler les cas de violence et de négligence envers les enfants.

 

En raison de cette obligation, l’OPAO s’attend à ce que les inscrits suivent une formation (p. ex., une lecture autodidacte, un cours de formation ou un webinaire approprié identifié par l’inscrit) sur leur obligation de présenter un rapport tous les deux ans. À partir du cycle de déclaration de perfectionnement professionnel de 2023, dans le cadre du Programme d’assurance de la qualité de l’OPAO, les inscrits devront attester qu’ils ont satisfait à cette exigence. Comme pour toutes les activités de perfectionnement professionnel, les inscrits devraient conserver la documentation pertinente sur cette formation dans leur portfolio de perfectionnement professionnel.

 

Les ressources suivantes peuvent être utiles pour analyser cette question.

Ressources pour la formation sur l’obligation de signaler

Ressources à considérer pour la formation sur l’obligation de signaler

  • Ressources pour la formation sur l’obligation de signaler

    Centre canadien de protection de l’enfance

    Veuillez visiter le site Web du Centre canadien de protection de l’enfance pour plus d’information.

    Pour en savoir plus, cliquez ici 
  • Lignes directrices

    Divulgation d'informations pour prévenir les préjudices

    Le présent document explique quand et comment un inscrit de l’Ordre peut divulguer des renseignements en vertu de cette disposition.

    Télécharger le PDF
  • Déposer un rapport

    Obligations de divulgation

    La confidentialité est une pierre angulaire de la pratique de la psychothérapie. Cependant, il existe des situations dans lesquelles d’autres facteurs l’emportent sur cette obligation.

    Download PDF
  • Gouvernement de l’Ontario

    Services de bien-être et de protection de l’enfance

    See paragraphs 125 to 128 on Duty to Report

    Visiter le site Web
  • Gouvernement de l’Ontario

    Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille

    Voir les articles 125 à 128 sur l’obligation de signaler

    Visiter le site Web
  • Gouvernement de l’Ontario

    Signaler la violence et la négligence envers les enfants

    Découvrez comment reconnaître et signaler des mauvais traitements et/ou de la négligence envers des enfants.

    Visiter le site Web
  • Gouvernement de l’Ontario

    Signaler la violence et la négligence envers les enfants

    Faire rapport de situations d’enfants victimes de mauvais traitements et de négligence : C’est votre obligation (brochure, août 2021)

    Télécharger le PDF
  • Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

    Réfutation des mythes liés au partage d’information avec les sociétés d’aide à l’enfance.

    Un guide pour aider les professionnels qui travaillent auprès des enfants à comprendre que la législation sur la protection de la vie privée ne devrait pas les empêcher de divulguer des renseignements à une société d’aide à l’enfance (SAE) au sujet d’un enfant qui peut être à risque.

    Visiter le site Web
  • Association ontarienne des sociétés de l’aide à l’enfance

    Devoir de faire rapport

    Si vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu’un enfant a besoin d’aide, vous devez appeler la SAE.

    Visiter le site Web
Modèle de dossier d’apprentissage de PP  

Téléchargez le modèle de dossier d'apprentissage

  • Modèle de dossier d’apprentissage de PP

    Ce modèle est destiné uniquement à vos dossiers. Vous n’avez pas besoin de soumettre votre dossier professionnel a l’OPAO, sauf si le personnel de l’AQ en fait la demande.

     

    Le modèle dispose d’un espace pour enregistrer toutes les activités d’apprentissage de PP auxquelles vous avez participé tout au long de votre cycle de déclaration. Veuillez-vous assurer de créer un nouveau modèle pour chaque cycle de déclaration.

     

    Veuillez noter que vous devez télécharger et enregistrer une copie du modèle de dossier d’apprentissage sur votre propre appareil. Les informations saisies dans les modèles ne sont pas enregistrées automatiquement sur notre site Internet et les modèles ne sont pas connectés à votre compte utilisateur OAPO.

    Cliquez ici pour télécharger le PDF
  • Modèle de dossier d’apprentissage de PP : version Word

    Ce modèle est destiné uniquement à vos dossiers. Vous n’avez pas besoin de soumettre votre dossier professionnel a l’OPAO, sauf si le personnel de l’AQ en fait la demande.

     

    Le modèle dispose d’un espace pour enregistrer toutes les activités d’apprentissage de PP auxquelles vous avez participé tout au long de votre cycle de déclaration. Veuillez-vous assurer de créer un nouveau modèle pour chaque cycle de déclaration.

     

    Veuillez noter que vous devez télécharger et enregistrer une copie du modèle de dossier d’apprentissage sur votre propre appareil. Les informations saisies dans les modèles ne sont pas enregistrées automatiquement sur notre site Internet et les modèles ne sont pas connectés à votre compte utilisateur OAPO.

    Téléchargez la version Word ici
  • Exemple de modèle de dossier d’apprentissage

    Échantillon de dossier d’apprentissage pour l’examen autodirigé de l’évaluation basée sur des cas (ACB).

    Téléchargez le PDF ici

Dates limite de perfectionnement professionnel

 

  • Année d’inscription – 2015, 2017, 2019, 2021
  • Cycle de déclaration – 1 janvier 2024 – 31 décembre 2025
  • Date limite de remise du formulaire d’attestation – À remettre avant le 31 décembre 2025. Le formulaire d’attestation sera disponible dans votre compte utilisateur de l’OPAO à partir de novembre 2025.  .

 

  • Année d’inscription – 2016, 2018, 2020
  • Cycle de déclaration – 1 janvier 2023 – 31 décembre 2024
  • Date limite de remise du formulaire d’attestation – À remettre avant le 31 décembre 2024. Le formulaire d’attestation sera disponible dans votre compte utilisateur de l’OPAO à partir de novembre 2024.

 

  • Année d’inscription – 2022
  • Cycle de déclaration – Date initiale d’inscription – 31 décembre 2024
  • Date limite de remise du formulaire d’attestation – À remettre avant le 31 décembre 2024. Le formulaire d’attestation sera disponible dans votre compte utilisateur de l’OPAO à partir de novembre 2024.

 

  • Année d’inscription – 2023
  • Cycle de déclaration – Date initiale d’inscription – 31 décembre 2025
  • Date limite de remise du formulaire d’attestation – À remettre avant le 31 décembre 2025. Le formulaire d’attestation sera disponible dans votre compte utilisateur de l’OPAO à partir de novembre 2023.

 

  • Année d’inscription – 2024
  • Cycle de déclaration – Date initiale d’inscription – 31 décembre 2026
  • Date limite de remise du formulaire d’attestation – À remettre avant le 31 décembre 2026. Le formulaire d’attestation sera disponible dans votre compte utilisateur de l’OPAO à partir de novembre 2026.

 

Veuillez consulter la FAQ sur le perfectionnement professionnel pour en savoir plus sur les exigences des nouveaux inscrits.

FAQ sur le perfectionnement professionnel

Si vous n’êtes pas en mesure de remplir vos exigences en matière de perfectionnement professionnel, vous pourriez être éligible pour une prolongation ou un report. Pour demander une prolongation ou un report, vous devez remplir un formulaire d’attestation dans votre compte utilisateur de l’OPAO et sélectionner “Non.” Un lien vers le formulaire de prolongation / report apparaîtra. La demande doit respecter les critères énoncés dans le formulaire.

 

Extension or deferral from requirements related to QA Program components may be granted for the following reasons:

 

  1. maladie personnelle;
  2. sélectionné pour terminer les activités PPR mais ne pratique actuellement pas en raison d’un congé parental ;
  3. ne pas exercer en raison d’un congé parental pendant un an ou plus au cours d’un cycle de déclaration ;
  4. en attendant leur démission au moment où ils doivent terminer les activités de PPR ;
  5. en attendant sa démission dans les quatre mois suivant la date limite d’un cycle de reporting,
  6. maladie d’un membre de la famille immédiate ou lorsque le titulaire est le principal dispensateur de soins ;
  7. deuil; et une crise personnelle ou d’autres circonstances atténuantes qui ont un impact sur la capacité de la personne inscrite à faire face à des responsabilités supplémentaires.

Oui, vous êtes censé participer à, et documenter un minimum de 40 heures d’activités de perfectionnement professionnel (PP) sur une période de deux ans appelée « cycle de déclaration ». À la fin de chaque cycle de déclaration, vous devez indiquer si vous avez accompli vos activités de PP en soumettant un formulaire d’attestation dans votre compte utilisateur OPAO. Les dates limites de soumission sont basées sur votre année d’inscription initiale.

 

L’OPAO attend de tous les inscrits qu’ils démontrent un engagement continu envers la croissance et le PP tant qu’ils exercent la profession et sont inscrits auprès de l’OPAO.

 

La composante de PP du programme d’assurance de la qualité fournit un cadre général conçu pour vous aider à réfléchir sur votre pratique et à façonner consciemment le cours de votre croissance professionnelle.

En tant que nouvelle personne inscrite, vous commencerez votre participation au programme d’AQ en complétant une auto-évaluation dans les 60 jours suivant votre date d’inscription. L’auto-évaluation est disponible à remplir dans votre compte utilisateur OPAO.

 

En tant que nouvelle personne inscrite, on vous encourage à utiliser l’outil d’auto-évaluation pour identifier d’éventuelles lacunes dans vos connaissances, compétences ou jugement ; fixer des objectifs professionnels ; et envisager des activités de PP ou d’apprentissage pour atteindre ces objectifs. L’auto-évaluation se veut une démarche réflexive et stimulante. Compléter l’auto-évaluation peut prendre une heure ou plus.

 

Le nouveau requis pour les inscrits est une introduction à vos obligations continues en matière de déclaration pour le programme d’AQ. Tous les inscrits sont responsables de compléter leurs exigences en matière de PP de manière continue et de faire rapport à l’OPAO tous les deux ans.

 

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos exigences, ou si vous avez des doutes quant à votre capacité de les accomplir à temps, veuillez contacter le personnel de l’AQ.

 

Si vous n’êtes pas en mesure de compléter une auto-évaluation dans les 60 jours suivant la date de votre inscription, vous pourriez être éligible pour une prolongation. Les demandes de prolongation doivent être soumises par écrit. Veuillez contacter qa@crpo.ca pour plus d’information.

Oui, l’auto-évaluation que vous complétez dans les 60 jours suivant la date de votre inscription initiale peut être prise en compte pour vos exigences de perfectionnement professionnel (PP) à accomplir tous les deux ans. Cela signifie que lorsque vous remplissez votre premier formulaire d’attestation, vous pouvez attester que vous avez effectué au moins une auto-évaluation pendant le cycle de déclaration. Cependant, vous pouvez et êtes encouragé à compléter plus d’une auto-évaluation au cours de votre cycle.

 

Votre premier cycle de déclaration de deux ans commence à la date de votre inscription et se termine le 31 décembre, deux ans après votre année d’inscription.

 

Exemple : Si votre date d’inscription est le 1er janvier 2023, votre auto-évaluation serait due le 2 mars 2023. Votre cycle de déclaration de deux ans commencerait le 1er janvier 2023 et se terminerait le 31 décembre 2025.

Les personnes inscrites à l’OPAO sont invitées à s’appuyer sur leur jugement professionnel pour sélectionner des activités d’apprentissage crédibles et liées à la pratique de la psychothérapie et à y participer en répondant à leurs besoins individuels d’apprentissage. Actuellement, l’Ordre ne demande pas aux inscrits de s’engager dans des activités « préapprouvées. » Il est donc attendu que les inscrits se fient à leur prudence et à leur jugement pour investir leur temps et leurs ressources financières dans des activités d’apprentissage répondant à leurs besoins individuels d’apprentissage.

 

Les activités d’apprentissage rapportées dans votre dossier professionnel doivent être :

  • Pertinentes pour l’exercice de la psychothérapie.
  • Crédibles, et nécessiter une certaine forme de participation. Des exemples incluent : des cours où un inscrit doit assister/participer à des conférences, effectuer des lectures et passer des évaluations ; des séminaires ou des ateliers où un inscrit assiste/participe à des conférences, des groupes de discussion ou des mises en situation ; des groupes de lecture/étude où un inscrit doit interagir avec des supports d’apprentissage et discuter du contenu avec d’autres membres du groupe, etc. Dans le cas d’une étude indépendante, la participation peut impliquer la lecture de documents et l’utilisation d’autres types de ressources d’apprentissage.
  • Vérifiables, avec une forme de documentation permettant à un inscrit de démontrer qu’il a complété l’activité, et à l’Ordre, si nécessaire, de vérifier que l’activité a eu lieu. Idéalement, il s’agirait d’une lettre ou d’un certificat de réalisation identifiant : l’activité, les coordonnées de l’organisme, la date ou la période à laquelle l’activité a eu lieu, la durée de l’activité et le nom du participant. Si un inscrit participe à une étude indépendante, il devrait conserver des enregistrements précis des ressources d’apprentissage utilisées.

As a self-regulated professional, you have a responsibility to identify your own learning needs and invest in activities that will improve your practice and protect the public.

 

CRPO offers two tools to help you decide where to direct some of your professional development activities:

 

  1. The self-assessment: This is an online questionnaire that you can complete at any time in your CRPO account.

 

The self-assessment will help you assess your knowledge, skill, and judgement in select competency areas related to professional regulation. The self-assessment also has series of reflection exercises designed to help you think about the more interpersonal aspects of your practice, such as your professional relationships, support systems, and safe and effective use of self (SEUS). After you complete the self-assessment, you are encouraged to identify learning activities that will allow you to address any opportunities for growth related to your professional obligations.

 

2. The case-based assessment (CBA): This is an online assessment, which is the first stage of a peer and practice review. You will be notified when you have been selected to complete the CBA.

 

After you complete the CBA, you will receive a feedback report. The feedback report outlines your performance and identifies where you might have gaps in your knowledge of the Standards. Where gaps are identified, you are required to dedicate some of your professional development activities to addressing those gaps.

Vous êtes uniquement tenu de fournir votre dossier professionnel si de telles preuves sont demandées par l’OPAO.

 

Vous devez conserver votre plan d’apprentissage et la documentation (par exemple, les certificats de participation) qui peuvent attester de votre participation aux activités d’apprentissage dans votre propre dossier professionnel.

 

Il est attendu que les inscrits conservent leur dossier professionnel dans leurs propres dossiers pendant au moins 4 ans.

Yes. We encourage registrants to use the learning record template.

 

To use the template, you must first download and save a copy of the file to your own device. The templates on our website are not linked to your CRPO account or automatically saved by CRPO.

As you engage in PD activities, keep track of the following details in your learning record:

 

  • activity name and details;
  • provider’s name and contact information;
  • full date or date range in which the activity occurred; and
  • specific number of hours spent engaging in the activity.

 

Most importantly, reflect on the impact the activity may have had on your practice and record any notable changes you may have made to your practice as a result of completing the activity.

 

Save your learning record and all supporting documentation in a professional portfolio.  Supporting documentation should verify your participation in an activity and can include things like completion certificates, journal entries, transcripts, receipts, etc.

Si vous ne signalez pas ou ne complétez pas vos activités de perfectionnement professionnel à temps, il se peut que l’on vous demande de soumettre votre dossier professionnel pour examen.

Non. Tout comme la fourniture de services de psychothérapie à un client contre rémunération ne peut compter, enseigner des programmes, des cours, des ateliers, des séminaires, des conférences ou des webinaires n’est pas non plus une activité qui peut être comptée pour satisfaire à vos exigences de 40 heures de perfectionnement professionnel (PP). Le travail rémunéré ne qualifie pas comme une activité personnelle de perfectionnement professionnel. Cependant, la préparation pour enseigner des programmes, des cours, des ateliers, des séminaires, des conférences ou des webinaires peut être comptée pour satisfaire à vos exigences de 40 heures de perfectionnement professionnel (PP).

Les informations partagées dans le cadre de la participation au programme d’assurance de la qualité (AQ) sont confidentielles et, à quelques exceptions près, les informations fournies ne peuvent être utilisées que dans le cadre de l’AQ. L’OPAO ne publiera pas les résultats de l’évaluation de l’AQ sur le registre public, et ne partagera pas vos informations avec vos employeurs actuels ou futurs.

 

Il est donc fortement recommandé que vous, en tant qu’inscrit, fournissiez des réponses honnêtes qui reflètent précisément votre niveau actuel de connaissance, de compétence et de jugement.

 

Si le comité d’AQ estime qu’un inscrit a commis un acte sérieux de faute professionnelle, ou pouvait être incompétent ou inapte, le comité d’AQ peut divulguer uniquement le nom de l’inscrit et l’allégation contre lui au comité des enquêtes, plaintes et rapports (CEPR). Le CEPR peut alors effectuer une enquête indépendante s’il le juge nécessaire. Cependant, dans les cas où un inscrit a sciemment fourni de fausses informations au comité d’AQ ou à un évaluateur par les pairs, le comité d’AQ peut divulguer ces informations au comité pertinent de l’Ordre qui traite de l’affaire.

QA Program staff will ask you to submit a learning record in the following situations:

 

  1. PD audit 

Staff conduct PD audits in the following situations: if you request an extension or deferral for a PD cycle; or if you are returning to active practice and missed completing a QA Program requirement before you changed your registration category.

 

For a PD audit, your learning record must demonstrate that you completed 40 hours of learning activities during the PD cycle. If you received a deferral, your learning record must demonstrate that you completed 80 hours during your current and previous PD cycles.

 

Tip

During the 2023 PD cycle audits, a common oversight was not including details about the new requirement to review training on the duty to report. See “Duty to Report Training Review” for more information.

 

2. CBA self-directed review 

If you are in the self-directed review category after completing a CBA, you are required to submit a learning record for review. The learning record must demonstrate how you have addressed the knowledge gaps identified by the CBA.

 

Before the end of your PD reporting cycle, you must submit your learning record for review. If you are in the self-directed review category, and you are unsure when your learning record is due, please contact staff at QAassessments@crpo.ca

The Quality Assurance Committee requires that you focus some of your 40 hours of learning activities to address any gaps identified in the CBA during your professional development (PD) cycle.

 

Your learning record must demonstrate how you have addressed the gaps identified by your CBA results. This means that for Standards where your performance was lower than that of the successful average, you should complete learning activities related to those sections of the Standards, including a reflection on the impact the learning had on your practice or changes you might have made to your practice as a result of the activity.

 

When you receive your CBA feedback report, you are encouraged to begin planning and recording your professional development activities well in advance of your next PD reporting cycle deadline.

 

QA staff will write to you before your deadline requesting a copy of your learning record.

 

We have developed a sample learning record to assist you.

À propos de l’évaluation de l’exercice par les pairs 

 

L’évaluation de l’exercice par les pairs (EEP) est une composante obligatoire du programme d’assurance de la qualité de l’OPAO et fait normalement partie de l’exercice des professionnels de la santé réglementés de l’Ontario. L’objectif d’une évaluation de l’exercice par les pairs consiste à aider les inscrits de l’OPAO à évaluer leurs connaissances, leurs compétences et leur jugement dans des domaines clés de l’exercice professionnel et à trouver des moyens d’améliorer et de maintenir la qualité des soins.

 

L’évaluation de l’exercice par les pairs est un processus d’évaluation et d’accompagnement qui fait savoir aux inscrits quels efforts ils doivent déployer dans le cadre de leur perfectionnement professionnel. Voici les activités de l’évaluation de l’exercice par les pairs :

  • L’évaluation basée sur des études de cas (EBEC) ;
  • Le perfectionnement professionnel auto-dirigé ;
  • Les activités liées à l’évaluation par les pairs menés par un conseiller auprès des pairs.

 

La première étape de l’évaluation de l’exercice par les pairs pour tous les inscrits consiste à remplir l’évaluation basée sur des études de cas. L’EBEC est un outil d’évaluation en ligne axé sur les risques, qui comprend une série de 30 scénarios de jugement situationnel (« cas »). Les cas ont été élaborés par des membres de la profession et sont basés sur les normes d’exercice de la profession. Chaque cas comporte cinq options de réponse. Les inscrits sont priés de classer les cinq réponses, de l’option la plus conforme aux normes à l’option la moins conforme aux normes.

 

Tous les inscrits sont tenus de participer à l’EEP et compléter l’EBEC environ une fois tous les cinq ans.

Selon les résultats de l’EBEC, les inscrits recevront une des orientations suivantes en matière de perfectionnement professionnel :

  • Auto-dirigé ;
  • Auto-dirigé avec les ressources suggérées et les exigences en matière de rapports ;
  • Assisté par des pairs avec le soutien d’un conseiller ou d’un membre du personnel de l’Ordre.

 

L’EBEC a pour objectif de fournir aux inscrits des commentaires fondés sur des données probantes pour les aider à se conformer aux normes d’exercice de la profession et à continuer de réfléchir de manière critique à leur pratique, à leur croissance professionnelle et à leurs obligations en tant que professionnel de la santé réglementé. L’évaluation basée sur des études de cas appuie la pratique réflexive et l’apprentissage continu, deux volets essentiels à la prestation de soins sécuritaires et efficaces.

 

Les inscrits qui ont obtenu de faibles notes à l’évaluation basée sur des études de cas risquent de ne pas comprendre les normes ou de ne pas les appliquer dans leur pratique. Ces inscrits passeront à la deuxième étape de l’évaluation de l’exercice par les pairs et participeront à une évaluation de l’exercice assistée par les pairs.

 

Les évaluations par les pairs seront effectuées par des conseillers. Les conseillers auprès des pairs sont inscrits à l’OPAO et ont été formés pour réaliser des évaluations de l’exercice et fournir un accompagnement par les pairs. Tout comme l’OPAO, ils s’engagent à collaborer étroitement avec les inscrits et à les soutenir dans leurs obligations professionnelles, dont bon nombre sont énoncées dans les normes d’exercice de la profession pour les psychothérapeutes autorisés.

L’évaluation de l’exercice par les pairs

Processus de l’évaluation basée sur des études de cas

Tous les inscrits doivent se soumettre à une évaluation de l’exercice par les pairs (EEP) lorsqu’ils sont sélectionnés. La première étape de l’EEP est à effectuer l’évaluation basée sur des études de cas (EBEC).

Étape 1 : Étapes de l’EBEC

Étape 1 : Notification 
L’OPAO vous avisera lorsque vous serez sélectionné(e) de manière aléatoire pour passer l’EBEC (environ trois mois avant sa tenue).

 

Étape 2 : Confirmation
Remplissez le formulaire de « confirmation à la rédaction » avant la date limite précisée.

 

Étape 3 : Préparation 
Révisez les normes d’exercice de la profession et autres ressources liées ci-dessous. Consultez également notre FAQ « Comment puis-je me préparer à l’EBEC ? » ci-dessous. Le personnel de l’Ordre vous enverra également une série de courriels pour vous aider à vous préparer à l’évaluation.

 

Étape 4 : Instructions de connexion et code unique 
Le personnel de l’Ordre vous enverra des instructions de connexion ainsi qu’un code unique pour accéder à l’EBEC.

 

Étape 5 : Compléter l’EBEC 
La plateforme en ligne de l’évaluation sera accessible pour une période de 10 jours. L’EBEC peut être complétée confortablement dans un délai de 4 heures. Cependant, la fenêtre pour terminer l’évaluation est de 7 heures. Les inscrits qui ont besoin de plus de 4 heures, pour quelque raison que ce soir, ont accès à du temps supplémentaire sans avoir à soumettre une demande distincte.

 

Étape 6 : Rapport de rétroaction 
Le personnel de l’Ordre vous enverra un rapport de rétroaction par courriel environ six semaines après la fermeture de la fenêtre d’administration de l’évaluation. Votre rapport de rétroaction soulignera le résultat de votre EBEC et les prochaines étapes, le cas échéant, du processus de l’évaluation de l’exercice par les pairs (EEP).

Résultats

L’évaluation est conçue pour être un outil éducatif qui vous aide à déterminer les lacunes potentielles dans vos connaissances, vos compétences et votre jugement et à utiliser efficacement vos heures d’activités de perfectionnement professionnel. Vous recevrez un rapport de rétroaction sur vos résultats. Selon les résultats de l’évaluation, vous recevrez des conseils de perfectionnement professionnel qui sont soit auto-dirigés, soit assistés par des pairs.

 

Réussite 
Si vous réussissez dans le cadre de l’EBEC, vous poursuivrez votre perfectionnement professionnel en vous engageant dans toutes les activités pertinentes qui répondent à vos besoins et à vos objectifs d’apprentissage et vous pouvez vous attendre à passer l’évaluation de nouveau dans environ 5 ans.

 

Votre rapport de rétroaction de l’EBEC mettra en évidence votre rendement dans chaque secteur des normes. Grâce à ces renseignements, vous serez en mesure de cerner et de combler les lacunes potentielles dans vos connaissances, vos compétences et votre jugement et de prendre des décisions sur l’orientation que doivent prendre vos activités de perfectionnement professionnel.

 

Perfectionnement professionnel auto-dirigé 
Si vous n’obtenez pas la note de passage dans le cadre de l’évaluation, mais que vous n’êtes pas loin de l’obtenir, vous devrez suivre un cours de perfectionnement professionnel auto-dirigé. Vous pouvez vous attendre à passer de nouveau l’EBEC dans environ 5 ans.

 

Votre rapport de rétroaction de l’EBEC mettra en évidence votre rendement dans chaque secteur des normes et vous recevrez des ressources et des recommandations sur l’orientation à donner à vos efforts de perfectionnement professionnel au cours de votre prochain cycle de rapports de perfectionnement professionnel.

 

À la fin de votre cycle de rapports de perfectionnement professionnel, on vous demandera de soumettre une auto-évaluation et votre dossier professionnel aux fins d’examen. (Pour de plus amples renseignements sur ces exigences, voir les Exigences en matière de perfectionnement professionnel et la FAQ.)

 

Activités liées à l’évaluation par les pairs menés par un conseiller auprès des pairs 
Si vous appartenez à la catégorie d’évaluation par les pairs, vous risquez peut-être de ne pas comprendre les normes ou de ne pas les appliquer dans votre pratique. Votre rapport de rétroaction de l’EBEC mettra en évidence votre rendement dans chaque secteur des normes. Le personnel de l’AQ vous offrira un rendez-vous pour discuter de votre performance et de vos stratégies d’évaluation. Vous aurez ainsi l’occasion de passer à nouveau l’EBEC lorsqu’on la tiendra de nouveau (appelée « réévaluation »)

 

Si vous restez dans la catégorie d’évaluation par les pairs après avoir passé de nouveau l’EBEC, vous passerez à une évaluation de l’exercice les pairs avec un conseiller.

 

Le conseiller auprès des pairs évaluera votre pratique, collaborera avec vous pour élaborer un plan d’apprentissage clair et vous aidera à vous acquitter de vos obligations professionnelles.

Une fois que vous aurez terminé le plan d’apprentissage créé avec votre conseiller, vous devrez réévaluer vos connaissances en passant l’EBEC la prochaine fois qu’elle sera tenue.

 

Si vous restez dans la catégorie d’évaluation par les pairs après la réévaluation, vous serez référé(e) à un sous-comité du Comité d’assurance de la qualité pour examen et orientation subséquente.

Étape 2 : Accompagnement par les pairs

Si vous avez été désigné(e) pour un accompagnement par les pairs (c.-à-d., que les résultats de votre EBEC indiquent des lacunes potentielles en matière de connaissances, de compétences et de jugement), vous recevrez un soutien et une évaluation supplémentaires. Cela se fait par le biais d’une évaluation par les pairs avec un conseiller auprès des pairs.

 

Tous les inscrits devant passer cette évaluation doivent faire ce qui suit :

  • Remplir un préquestionnaire;
  • Soumettre des exemples de matériel publicitaire et d’auto-présentation ;
  • Soumettre cinq dossiers cliniques et les listes de contrôle correspondantes des dossiers financiers et cliniques;
  • Collaborer pour coordonner les dates et les heures de participation aux séances d’accompagnement par les pairs, menées par un conseiller.

 

L’évaluation de l’exercice par les pairs (EEP) est conçue pour solliciter votre participation au processus de repérage de vos points forts en tant que professionnel de la santé, ainsi que de tout domaine qui pourrait bénéficier d’amélioration.

 

Comme tous les autres volets du programme d’assurance de la qualité, votre participation à l’accompagnement par les pairs est l’une des conditions obligatoires de votre inscription auprès de l’OPAO.

Enseignement correctif

Le volet de l’enseignement correctif du programme d’AQ engage les inscrits qui, selon un sous-comité du comité d’assurance de la qualité, ont besoin d’un soutien supplémentaire pour répondre aux besoins d’apprentissage définis. Seuls les inscrits qu’on a repérés dans le cadre du processus d’évaluation de l’exercice par les pairs (EEP) nécessitant des mesures correctives dirigées participeront à ce volet. Les directives du comité d’AQ peuvent comprendre des mesures correctives ou une formation continue recommandée.

 

Dans certains cas, le comité d’AQ peut ordonner à la registraire d’imposer des conditions et des restrictions au certificat d’inscription d’une personne inscrite, par exemple :

  • si l’EEP d’une personne inscrite révèle des lacunes flagrantes en matière de connaissances, de compétences ou de jugement ;
  • si la personne inscrite n’a pas réussi un programme de formation continue ou de remédiation spécialisé.

Peer & Practice Review FAQ’s

There are two assessment periods each year.

 

Those registered on or before December 31, 2022, will be randomly assigned to complete the CBA in one of the next five years (2023-2027).

 

Registrants registered on or after January 1, 2023, will be assigned to complete the CBA in the fifth year after their initial year of registration.

 

CRPO will notify registrants approximately 6 months in advance when they have been selected to take the case-based assessment.

We understand that registrants may have extenuating circumstances which might prevent them from completing the CBA when selected.

 

If you are unable to participate in a PPR activity when selected, you might be eligible for a deferral. To request a deferral, please contact QAassessments@crpo.ca before the CBA administration window begins.

No. The CBA is hosted on an external platform and is only available to selected registrants twice a year.

 

Other elements of CRPO’s QA Program (e.g., the self-assessment and attestation form) are available in your CRPO user account. Please see Professional development requirements and FAQs for information.

See the CBA Preparation Resources linked below.

 

The CBA is intended to be a low-stress, educational experience that inspires reflective practice. The CBA is an  “open book” assessment, which means RPs will be able to refer to the CRPO Professional Practice Standards and other resources they might want to use. The CBA is online and not proctored (i.e., it is not monitored or supervised).

 

The CBA consists of 30 situational judgment cases. Each case has five answer options numbered from A to E. You are asked to rank each option from most aligned with the applicable Standard to the least aligned. The CBA platform requires you to type your answers in an answer field. For example, if you determine the correct rank is ABCDE, you will need to type “ABCDE” in the answer field.

We have used the term “open book” to indicate that CBA takers will be able to refer to the Professional Practice Standards and other resources they might want to use during the assessment. See “How do I prepare for the assessment” above.

 

The CBA is on-line and is not proctored (i.e., supervised or monitored). Registrants will be able to complete the CBA at any point during the 10 days of each assessment sitting and are encouraged to have whatever materials they wish available to them.

Most registrants successfully complete the case-based assessment (CBA) in less than four hours. Nevertheless, in the interest of using universal design1 to make the CBA as accessible as possible and to support registrants in approaching the CBA as a learning opportunity, the Quality Assurance Committee decided to increase the time allotted for completing the CBA to 7 hours. This way, anyone who needs more time will not have to make a separate request.

 

For clarity, the number of cases is not increasing. Rather, the time window to complete the CBA is now longer.

 

The CBA is an open-book assessment that is not proctored (i.e., registrants are not monitored during the assessment). This means registrants are provided the opportunity to think about each situation, look at resources for guidance, and consider the proposed options. In fact, registrants are encouraged to refer to the Professional Practice Standards and any other relevant College resources as they complete the assessment.

 

Data from the pilot and first three CBA administrations indicates that the average time to complete the CBA is less than 3.5 hours. While we are confident most registrants can complete the CBA within a 4-hour period, the evidence also demonstrates there is little correlation between the time it takes to complete the CBA and someone’s outcome. Meaning, people who performed well on the CBA did not do it more quickly or more slowly than those who did not perform well.

 

We understand from registrants that there are varying approaches to how RPs complete the CBA. Given the interest we had in increased time for the 2023 administrations, and to support RPs in using the CBA as a learning exercise, the Quality Assurance Committee decided to increase the time so anyone can access more time without having to make a separate request.  Increasing the time for everyone allows for individual needs, such as taking breaks or needing time to process information.

 

The Quality Assurance Committee is determined to support registrants in using the CBA as an opportunity to engage meaningfully with regulatory-specific professional development. The intention of this open-book, non-proctored assessment is to give RPs a chance to review the Professional Practice Standards and any other relevant College resources. The additional time for the assessment is not an indication that the assessment has proven to be overly difficult or that we have seen registrants struggling to complete the assessment successfully in a 4-hour window.

“Universal Design is the design and composition of an environment so that it can be accessed, understood, and used to the greatest extent possible by all people regardless of their age … ability or disability. An environment (or any building, product, or service in that environment) should be designed to meet the needs of all people who wish to use it. This is not a special requirement, for the benefit of only a minority of the population. It is a fundamental condition of good design.”

 

[Source: https://universaldesign.ie/about-universal-design]

As the cornerstone of CRPO’s Quality Assurance Program, the case-based assessment (CBA) is intended to assess registrants’ knowledge, skill and judgment (i.e., competence). It is designed to identify potential risks in practice, so the College can direct its resources where they are most needed and where they will be most effective.

 

CRPO registrants work in various employment and practice settings with individuals, groups, couples and families. CRPO registrants also work with a wide variety of psychotherapy techniques and modalities. Any assessment method must consider this complexity and nuance.

 

To ensure a fair assessment process that is not setting- or modality-specific, CRPO based the CBA on the CRPO Professional Practice Standards. The Standards represent foundational knowledge that all registrants are expected to meet, regardless of modality, setting, or clientele.

 

A situational judgment assessment presents a series of practice scenarios or cases. For each case, registrants are asked to rank five answer options from most aligned to least aligned with the Standards. The cases reflect actual situations registrants encounter in practice, and registrants must apply their knowledge and judgment to specific situations.

 

Given the diversity of practice settings and modalities described above, CRPO recognizes there may be more than one correct course of action or way to apply a Standard. Offering five responses, instead of three, allows the CBA to

 

  • offer a broader range of possibilities, requiring a higher level of judgment when selecting responses
  • encourage a balanced thought process when considering responses
  • present realistic complexity, in an open-book setting
  • engage registrants with the material at a level beyond guessing and the “process of elimination”

 

A five-option assessment is a very common format and reflects the complexity of practice facing Registered Psychotherapists. Five answer options ensure that the CBA is a robust and reliable assessment.   

As noted above, each case in the CBA presents a practice scenario and five possible answer options.

 

Registrants must judge the appropriateness of each response and rank, or prioritize, them from most aligned to least aligned with the Standards.  Ranking all options, including incorrect ones, helps CRPO highlight areas where some participants might have a gap in their understanding or application of a Standard in their practice.

 

All possible answer combinations on the assessment are assigned a score. Since partial marks are awarded for each answer position, the assigned score depends on how close the answer is to the most and least aligned options.

The case-based assessment (CBA) consists of 30 situational judgment cases.

 

The number of cases was reduced from 40 to 30 after reviewing data and feedback from registrants who participated in standard-setting workshops and the November 2022 pilot assessment.

 

30 is the minimum number of cases needed to assess registrants across all areas of the Professional Practice Standards. (See “What is the blueprint?” below.)

The cases are written, reviewed, and tested by members of the profession. CRPO aims to include and represent multiple perspectives and communities of practice. To date, over 50 RPs have been involved in various stages of the Quality Assurance Enhancement Project.

 

CRPO has taken an iterative approach to case development. This means each case goes through several stages including writing, revising, and testing before being finalized and added to the CBA.

The case-based assessment (CBA) consists of 30 situational judgment cases. Each case has five answer options. RPs are asked to rank all five options from the most aligned to the least aligned with the relevant CRPO Professional Practice Standard.

 

The current version of the CBA platform requires you to type your answers in an answer field. For example, if you determine the correct rank is ABCDE, you will need to type “ABCDE” in the answer field.

 

All possible answer combinations on the assessment are assigned a score. Since partial marks are awarded for each answer position, the assigned score depends on how close the answer is to the most and least aligned options.

 

This type of ranking is typical of “situational judgement scenarios,” which are designed to recognize that in many situations, there is more than one correct answer. For example, this means that if an RP selects the top two answers, but has them in a different order, they will still do very well on the assessment.

The College has adopted an 80% mastery level as the cut score for registrants completing the CBA.

 

The online CBA will be used by the College to identify risks in practice and direct resources where they are most needed to help registrants provide safe and effective care. The cases in the CBA are based on the CRPO Professional Practice Standards.

 

Practice standards for any regulatory body represents essential foundational knowledge that members of the profession must be aware of and uphold. Therefore, the required assessment score of 80% is in the interest of the public and the profession itself.

 

Accordingly, registrants achieving a score of 80% or higher on the assessment will be classified as “successful”.

The Quality Assurance Committee established a blueprint for the CBA using a risk register (risk frequency and risk severity) based on data as described below:

 

Risk frequency is based on how often the issue arises within:

 

  • College committees (e.g., complaints, applications for registration)
  • Practice advisory inquiries
  • System partner input (e.g., reports of ‘horizon’ issues or emerging risks)

 

Risk severity is determined by reviewing:

 

  • Significance of outcomes (e.g., referring complaints to the Discipline Committee, refusing applications for registration)
  • The priorities of stakeholders (e.g., the public, government, registrants, Council and committees)

 

Registrants completing the case-based assessment are presented with proportionally more cases corresponding to “high-risk” Practice Standards. The number of cases for each section of the Standards corresponds to the level of risk identified by the risk register.

 

The blueprint below outlines the Professional Practice Standards that are being assessed in the 2023 CBA:

 

Standards Section 1: Professional Conduct

Weight – 29%

Number of Cases Selected – 10

 

Standards Section 2: Competence

Weight – 20%N

Number of Cases Selected – 4

 

Standards Section 3: Client-Therapist Relationship

Weight – 21%

Number of Cases Selected – 6

 

Standards Section 4: Clinical Supervision

Weight – 11%

Number of Cases Selected – 3

 

Standards Section 5: Record-Keeping & Documentation

Weight – 12%

Number of Cases Selected – 5

 

Standards Section 6: Business Practices

Weight – 7%

Number of Cases Selected – 2

Approximately six weeks after completing the CBA, you will receive information about your result. See CBA Outcomes above.

 

The CBA is part of CRPO’s Quality Assurance Program and differs significantly from the Entry-to-Practice Registration Examination, which is offered by the COMPASS Centre for Examination Development, a national body established to develop and administer the exam.

 

The CBA does not affect your registration status. The CBA is designed to be an educational tool to help you identify potential gaps in your knowledge, skill and judgment and make effective use of your professional development activity hours.

 

In addition, the CBA is intended as a tool to help CRPO identify potential risks in practice and determine where and how to direct College resources in a way that ensures registrants are providing safe and effective care to Ontarians.

 

Information shared through participation in the QA Program is confidential and, with limited exceptions, the information provided can only be used for QA purposes. CRPO will not post CBA or other PPR activity results on the Public Register or share your information with current or future employers.

 

If the QA Committee believes that a registrant may have committed a serious act of professional misconduct, or may be incompetent or incapacitated, the QA Committee may disclose only the registrant’s name and the allegation against the registrant to the Inquiries, Complaints and Reports Committee (ICRC). The ICRC may carry out an independent investigation if it elects to do so.  However, in cases where a registrant knowingly gave false information to the QA Committee, QA staff, or a peer coach, the QA Committee may disclose this information to the relevant College Committee that is dealing with the matter.

Yes. As part of the College’s QA program under the Regulated Health Professions Act, 1991 (RHPA), starting in 2023, CRPO began assigning approximately 20% of registrants to complete the case-based assessment (CBA) each year. The CBA is the first stage of a peer and practice review (PPR). Being selected to participate in a PPR is a normal part of being a regulated health professional in Ontario.

 

The CBA will help determine which registrants would benefit most from engaging in peer coaching.

CRPO aims to assess all registrants over a 5-year period.

 

Registrants in the peer-assisted review category may be re-assessed in fewer than 5 years. For example, registrants in the peer-assisted review category will be offered support and an opportunity to be reassessed. Registrants whose reassessment results are in the peer-assisted review category will be assigned a peer coach. Once a registrant has completed peer coaching and any associated learning plan, they are required to complete the CBA again.

 

Once a registrant is placed in a cohort, they will be assessed approximately every 5 years, subject to any reassessment as described above.

The CBA is an online, open-book format and will be available 24-hours a day for 10 days.

 

When selected to complete the CBA, registrants are required to sign in once during the 10-day period and complete the assessment in one sitting. In other words, the CBA cannot be completed over several days or in multiple sittings.

 

The CBA can be completed comfortably within a 4-hour timeframe. However, the window to complete the assessment is 7 hours. Registrants who need time beyond 4 hours, for any reason, have access to extra time without having to submit a separate request.

CRPO will send you your feedback report by email approximately six weeks after the CBA administration window closes.

The College is gradually eliminating the random selection process for registrants to participate in peer and practice reviews. Instead, all registrants will be required to complete the CBA, an online, “open-book” assessment, on a regular and recurring basis, approximately every five years. The CBA will be used by CRPO to identify risks in practice and direct resources where they are most needed to help registrants provide safe and effective care.

 

As the cornerstone of CRPO’s QA Program, the CBA is a sustainable resource that assists CRPO with identifying risks in practice and directing resources where they are most needed to help registrants provide safe and effective care.

 

The CBA is intended to provide evidence-based feedback that will encourage registrants to engage with the Practice Standards and continue to think critically about their practice, their professional growth, and their obligations as regulated health professionals. The CBA supports reflective practice and life-long learning, critical components of providing safe and effective care.To date, CRPO has engaged with over 50 RPs in various stages of the Quality Assurance Enhancement Project. These registrants attended training workshops and contributed their time as case writers, reviewers, standard setters.

 

CRPO has taken an iterative approach to case development. This means each case goes through several stages with different groups of RPs, including writing, revising, and testing, before being finalized and added to the CBA.

Yes. You will see a link to a feedback survey once you have completed the CBA. CRPO welcomes respectful, constructive feedback.

There is no cost to registrants participating in the case-based assessment or in peer-assisted reviews. These activities are a core part of CRPO’s work of public protection. Registrants who receive coaching from a trained peer coach will not be charged a fee. As well, since RPs will continue to be able to choose which educational activities they undertake as part of the existing required biennial 40 hours of professional development, it will be up to the individual registrant to decide whether they want to engage in activities that have an associated cost.

 

Registrants may be charged fees for non-compliance. Please see Quality Assurance Program Policy 5.0 for compliance expectations.

Case-Based Assessment Dates

The 2024-2025 CBA sitting dates are:

  • Case-Based Assessment Dates

    Spring 2024: April 26 to May 5
    Fall 2024: October 25 to November 3

     

    Spring 2025: April 25 to May 4
    Fall 2025: October 24 to November 2

Ressources connexes

Pour plus d’informations, veuillez consulter les ressources ci-dessous.

  • Informations pour les inscrits

    Questions relatives à l’exercice de la profession

    Practice Matters is an occasional posting about timely, clinical topics of interest to psychotherapy service.

    Pour en savoir plus, cliquez ici 
  • Informations pour les inscrits

    Service consultatif sur l’exercice

    CRPO offers a practice advisory service that Registered Psychotherapists (RPs) can connect with to discuss matters relating to professional practice, ethics and standards.

    Pour en savoir plus, cliquez ici 
  • Politiques

    Politiques du Programme d’assurance de la qualité

    Tous les organismes de réglementation des professions de la santé en Ontario sont tenus d’établir et de maintenir un programme d’assurance qualité (AQ).

    Télécharger le PDF
  • Loi de 2007 sur les psychothérapeutes 

    Règlement du programme d’assurance de la qualité

    Les règlements de l’Ontario concernant le programme d’assurance de la qualité.

    Pour en savoir plus, cliquez ici
  • Townhalls

    Townhall - Quality Assurance Program Update

    Watch the recording of our Townhall covering the Quality Assurance Program updates.

    Regardez l'enregistrement
  • Quality Assurance Program

    2023 CBA Summative Report

    CRPO launched the Quality Assurance Enhancement Project in 2021 to ensure all elements of the Quality Assurance Program employed a right-touch, risk-based approach.

    Télécharger le PDF
  • Quality Assurance Program

    Quality Assurance Enhancement Update

    See the pilot program updates, outcomes, and next steps.

    Download Slides

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