Norme 5.6 : Stockage, sécurité et récupération des dossiers

Que les dossiers soient sur papier ou électroniques, il existe diverses garanties et mesures pour préserver la sécurité et l’intégrité des renseignements personnels sur la santé, notamment :

Les mesures de protection physique 

• Sécuriser les dossiers sur papier et les appareils électroniques dans des espaces verrouillés;

• Veiller à ce que les écrans qui affichent des renseignements de santé personnels ne soient pas accessibles aux personnes non autorisées;

• Éliminer les dossiers papier en toute sécurité, par exemple en les déchiquetant à l’aide d’un microbroyeur.

Mesures de protection électroniques 

• Pare-feu, chiffrement, protection antivirus, et mises à jour de la sécurité du système;

• ID utilisateur et protection par mot de passe;

• Sauvegardes automatisées à intervalles raisonnables, tests de récupération;

• Intégrité des dossiers et capacité de vérification pour enregistrer
  • La date, l’heure et auteur de chaque entrée, y compris les modifications qui préservent la saisie initiale;
  • Qui a consulté le dossier et quand; et 
  • Le journal des exportations et échanges de données avec d’autres systèmes;  

• La méthode alternative de tenue des dossiers en cas de défaillance du système;

• La suppression sécurisée des dossiers des clients à l’issue de la période de conservation.

Mesures de protection administratives 

• Accès au Besoin d’en connaître;

• Accords de confidentialité avec toute personne pouvant consulter des renseignements personnels sur la santé;

• Formation sur la protection de la vie privée;

• Journal permettant de savoir quand les fichiers doivent être éliminés.

Les inscrits sont censés également faire des efforts raisonnables pour assurer la sécurité des dossiers des clients lors de leur transmission ou de leur divulgation (par exemple, en utilisant le courrier ou le courrier avec un numéro de suivi ou transmission électronique chiffrée).

Les inscrits doivent s’assurer que tout système de tenue des dossiers électroniques qu’ils utilisent leur permet de respecter leurs obligations en matière de tenue de dossiers. Ces obligations sont entre autres, la capacité de récupérer, transférer, modifier[1] et détruire les dossiers en toute sécurité.

[1] The system must also maintain the original entry.