Norme 5.2 : Demandes de rapports

L’émission des rapports en temps opportun, à la demande d’un client ou de son représentant autorisé, est l’une des raisons pour lesquelles les inscrits maintiennent des systèmes efficaces de tenue des dossiers. Lorsqu’une personne inscrite a des doutes quant à savoir si une autre personne agit au nom d’un client, elle doit vérifier auprès du client qu’il a accepté que la personne le fasse.

Une réponse appropriée est communiquée par écrit et répond entièrement à la demande, dans la mesure où la personne inscrite est en mesure de le faire dans le cadre de ses compétences. En d’autres termes, les inscrits ne doivent pas énoncer de faits qui échappent à leurs connaissances ou ne se prononcent pas sur des questions qui ne relèvent pas de leur expertise.

Dans de nombreux cas, les renseignements ou les documents demandés sont nécessaires dans le cadre des procédures judiciaires, pour des questions d’emploi ou d’assurance. Lorsqu’une personne inscrite croit raisonnablement qu’un rapport demandé contiendrait des renseignements sensibles, elle doit expliquer au client la nature des renseignements qui y seront inclus. La personne inscrite doit documenter si le client souhaite que le rapport soit préparé et publié.

Les retards dans le temps pris (ou le refus) de satisfaire à la demande pourrait sérieusement porter préjudice à un client. Parmi les causes raisonnables de retard figurent la non-disponibilité d’un élément de renseignement crucial, un problème de santé de la personne inscrite ou la nécessité d’informer d’autres personnes, par exemple un membre de la famille qui a assisté à certaines des séances. Dans des situations complexes, la personne inscrite peut avoir besoin de temps pour obtenir d’un avis juridique.

Il existe également des situations où les PA peuvent être amené à refuser de fournir un rapport demandé. De telles situations sont limitées, mais peuvent inclure ce qui suit:

• Le fait pour la personne inscrite de ne pas avoir la compétence pour fournir les renseignements demandés, bien qu’elle puisse être en mesure de fournir des renseignements factuels, tels que les dates de traitement et les problèmes posés;

• Le fait de ne pas avoir le consentement approprié ou l’autorisation légale de divulguer les renseignements;

• Le fait qu’un rapport soit susceptible de causer un préjudice important (pas dans l’intérêt supérieur d’un enfant, par exemple).

Les inscrits sont généralement autorisés à facturer des honoraires raisonnables pour la préparation des rapports demandés, à condition qu’ils aient au préalable donné au payeur une estimation des honoraires. Par exemple, il serait approprié que les inscrits fixent le montant de leurs honoraires sur la base de leur tarif horaire de thérapie au prorata. Toutefois, les inscrits ne peuvent pas refuser de préparer un rapport demandé ou de fournir un document demandé au seul motif que le client n’est pas en mesure de payer. De même, les inscrits ne peuvent pas refuser de préparer un rapport demandé ou de délivrer un document demandé simplement en raison d’un différend avec le client.

Les inscrits doivent fournir une réponse appropriée à toute demande raisonnable d’un client ou de son représentant autorisé qui souhaite obtenir des renseignements sur un service ou un produit fourni ou recommandé par une personne inscrite.

Lorsque les inscrits reçoivent une demande de rapport, ils doivent d’abord obtenir le consentement exprès de leur client ou de son représentant autorisé avant de fournir le rapport et discuter du contenu demandé. Les inscrits doivent veiller à ce que seuls les renseignements pertinents et demandés soient fournis et devraient donner aux clients la possibilité d’examiner le rapport avant de le soumettre. Enfin, les inscrits doivent s’assurer que les rapports sont envoyés par des moyens sécurisés.