Norme 6.4: Fermeture, vente ou déménagement d’une pratique

Les inscrits sont tenus d’informer leurs clients et les personnes dont ils possèdent les dossiers s’ils ont l’intention de fermer, de vendre ou de délocaliser leur pratique. Un préavis doit être donné bien à l’avance ou dès que cela est raisonnablement possible. L’objectif est de donner aux clients le temps de rechercher d’autres services. Dans la mesure du possible, la personne inscrite aide le client à trouver d’autres services. Si une personne inscrite quitte une organisation plutôt que de fermer, de vendre ou de délocaliser sa pratique, elle doit tout de même faire des efforts raisonnables pour informer les clients actifs de son départ imminent.

Lors de la fermeture ou du déménagement d’une pratique, les inscrits sont tenus de tenter d’abord d’informer directement (en personne lors d’un rendez-vous prévu ou par le biais d’une conversation téléphonique, d’une lettre directe, d’un courriel personnel, etc.) les clients du changement. Si tous les clients ne sont pas joignables, les inscrits sont tenus d’utiliser au moins deux formes de notification indirecte (publication d’un message sur son site Web, utilisation d’une réponse automatique aux courriels, mise à jour d’un message vocal pour informer de la fermeture ou de la vente, publication de la fermeture dans un journal, etc.).

Quel que soit le mode de communication, les inscrits sont tenus de documenter leurs tentatives d’informer les clients.

Les inscrits doivent s’assurer que les dossiers des clients sont transférés au successeur de la personne inscrite (s’il y en a un) ou à une autre personne inscrite si le client en fait la demande. Les dossiers des clients qui ne sont pas transférés doivent être conservés ou, si la période de conservation est échue, éliminés en toute sécurité conformément à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé et aux normes de l’Ordre en matière de tenue de dossiers et de documentation.

Les inscrits doivent avoir en place un plan pour faire face aux interruptions imprévues de leur pratique, telles que les congés imprévus, les maladies ou les décès et même les catastrophes naturelles. Ces plans ont pour objectif de promouvoir la continuité des soins aux clients et permettre à d’autres de gérer, de transférer ou de fermer une pratique dans le cas où une personne inscrite ne serait pas en mesure de le faire. Le plan doit prévoir la sauvegarde et le stockage des listes de coordonnées et, si possible, des dossiers des clients, des instructions pour communiquer avec les clients ou leurs représentants autorisés, ainsi que les coordonnées d’autres fournisseurs de services.

Le plus proche parent de la personne inscrite ou l’exécuteur testamentaire doit être informé de ce plan d’urgence et avoir les coordonnées appropriées du successeur du dépositaire de renseignements sur la santé.

L’OPAO encourage fortement les inscrits à choisir des successeurs qualifiés, ayant une connaissance du droit de la vie privée dans le cadre des soins de santé. Afin de garantir au mieux la conformité aux normes de l’OPAO, l’Ordre suggère de sélectionner une autre personne inscrite lorsque cela est possible.

Si des personnes (telles que des clients ou des collègues) prennent connaissance d’une pratique abandonnée ou interrompue, elles doivent communiquer avec l’Ordre.

Des informations supplémentaires sur la planification d’urgence et les attentes de l’Ordre sont disponibles ici :  Practice Matters – FR – College of Registered Psychotherapists of Ontario (crpo.ca)