Cet article a été mis à jour en septembre 2024 et septembre 2025.
Les inscrits (ou l’organisation pour laquelle ils travaillent) sont libres de choisir le système de tenue de dossiers qui convient le mieux à leurs besoins et à leur accès à la technologie. Les mêmes principes s’appliquent à la tenue des dossiers sur papier et sur support électronique. Par exemple, les modifications apportées à un enregistrement doivent être suivies. En d’autres termes, il ne faut pas surclasser ni effacer les originaux.
La sécurité des dossiers papier comprendrait le verrouillage et l’entreposage, tandis que pour les dossiers électroniques, elle comprendrait le chiffrement, la prévention des virus, les sauvegardes et la restriction physique de l’accès à l’ordinateur et à l’écran. Lorsque l’on utilise des systèmes de tenue de dossiers électroniques, un autre processus de tenue de dossiers doit être prêt au cas où le système électronique serait hors service ou indisponible. Veuillez consulter la norme d’exercice de la profession 5.6 de l’OPAO : Stockage, sécurité et récupération pour obtenir plus de détails.
Question :
J’ai utilisé du papier dans le passé et je veux passer à la tenue de dossiers électroniques. Puis-je numériser et détruire les copies papier ?
Réponse :
Il y a des options pour effectuer la transition du papier à la tenue électronique des dossiers. Les inscrits peuvent soit
- convertir tous les documents papier existants en format électronique; ou
- conserver les documents papier et commencer à saisir l’information dans un format électronique par la suite.
Dans les deux cas, les soins aux clients et les pratiques de tenue de dossiers appropriées doivent se poursuivre sans interruption.
Lors de la numérisation des dossiers papier, les inscrits doivent garantir leur intégrité lors de la conversion en format électronique. Il faut notamment s’assurer que les documents ont été correctement numérisés et que l’ensemble du dossier est intact, y compris les notes et documents joints. Les inscrits doivent établir des procédures spécifiques pour effectuer la conversion de fichiers et documenter ces procédures par écrit. Il peut également être utile de faire appel à une organisation commerciale réputée pour vous aider avec ce processus.
Si une personne inscrite souhaite détruire les copies papier originales, elle doit d’abord s’assurer que les copies numériques ont été dupliquées correctement et qu’elles permettent à la personne inscrite de respecter toutes les obligations en matière de tenue de dossiers.
Les vieux documents papier ne devraient pas être détruits à moins que la période de conservation requise soit terminée ou que l’ensemble des documents papier aient été dupliqués correctement en format électronique. (Voir les points 34 à 39 dans le document du CPSO intitulé « Medical Records Management », lié dans la section Ressources connexes ci-dessous. Disponible uniquement en anglais. )
Question :
Comment puis-je savoir qui est le « dépositaire de renseignements sur la santé » ?
Réponse :
L’OPAO reçoit souvent des questions sur la responsabilité des renseignements sur la santé consignée par une personne inscrite. La réponse à cette question dépend de l’identification du « dépositaire de renseignements sur la santé ». Le terme « dépositaire de renseignements sur la santé » est défini dans la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé. En résumé, un dépositaire est une personne ou une organisation qui a la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé.
Si elle exerce seule, la personne inscrite est la dépositaire des renseignements sur la santé de ses clients. Si la personne inscrite est employée par un autre dépositaire de renseignements sur la santé comme un hôpital, l’employeur est le dépositaire de renseignements sur la santé et la personne inscrite est tenue de suivre les pratiques de gestion des dossiers de son employeur.
Lorsqu’une personne inscrite est employée par un organisme autre qu’un organisme de santé comme une école, une université, un collège ou une municipalité, elle est considérée la dépositaire. Dans ces situations, elle ne peut communiquer des renseignements personnels sur la santé à son employeur sans le consentement du client ou une autre exception légale.
Dans d’autres situations, si la réponse n’est pas claire, les inscrits devront communiquer avec leur employeur/organisation. Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario dispose également de ressources sur ce sujet. (Consultez les questions fréquentes sur la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, disponibles dans la section Ressources connexes ci-dessous.)
Question :
Comment puis-je détruire correctement mes dossiers des clients ?
Réponse :
Les dossiers, y compris les dossiers cliniques, les dossiers de rendez-vous et les dossiers financiers, doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la dernière interaction avec le client ou du 18e anniversaire du client, selon la date la plus tardive. (Voir la norme 5.1 : Dossiers cliniques, liée dans la section Ressources connexes ci-dessous.)
Lorsque la période de conservation des documents est terminée, les documents doivent être détruits. Si le thérapeute détruit des dossiers, il devrait consigner les noms des dossiers détruits et la date à laquelle ils ont été détruits. Pour les dossiers papier, la destruction signifie le déchiquetage à coupe croisée, pas simplement le déchiquetage continu (bande simple), qui peut être reconstruit. Vous devriez envisager la pulvérisation ou l’incinération de documents très sensibles. Vous pouvez également engager un fournisseur de services agréé pour détruire vos fichiers. Ce faisant, recherchez un fournisseur accrédité par une association de commerce industriel, telle que la National Association for Information Destruction (NAID).
Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario possède une feuille-info sur le sujet de l’élimination des supports électroniques, ainsi qu’une feuille-info sur la destruction sécurisée de renseignements personnels, dans la section Ressources connexes ci-dessous.
Pour toute question sur la confidentialité et les dossiers de santé, communiquez avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.
Région de Toronto : 416-326-3333
Interurbain : 1-800-387-0073