Professionnalisme dans les relations d’affaires

Lorsqu’un psychothérapeute autorisé conclut une entente commerciale de pratique privée avec une autre personne, il est essentiel qu’il aborde les détails clés de sa relation d’affaires dès le départ afin d’éviter les confusions et les perturbations possibles dans les soins aux clients. En plus des aspects commerciaux de l’entreprise (rémunération, marketing, etc.), ces détails devraient inclure le processus de consentement éclairé, les pratiques d’information et de documentation, et ce qui se produira lorsque la relation d’affaires prendra fin.

Les inscrits qui envisagent de conclure une entente commerciale doivent tenir compte des exigences et des normes d’exercice qui s’appliquent aux inscrits à l’OPAO et à tout autre professionnel de la santé réglementé qui pourrait être impliqué. Vous trouverez ci-dessous des directives à l’intention des membres de l’OPAO pour les aider à cet égard.

Prise de décisions fondée sur des principes  

Les inscrits à l’OPAO peuvent consulter les Normes d’exercice sur la profession pour obtenir des principes directeurs utiles qui peuvent aider à évaluer si les détails d’un arrangement commercial sont conformes à l’éthique ou aux normes. Nous avons réalisé une étude de cas, qui figure à la fin de cet article, pour illustrer comment utiliser les normes.

Identifier un dépositaire de renseignements sur la santé  

Il est essentiel de savoir comment le rôle du « dépositaire de renseignements sur la santé » sera abordé dans la pratique. En vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, les dépositaires de renseignements sur la santé ont des obligations précises en ce qui concerne la sécurité des renseignements personnels sur la santé des clients et l’accès à ces renseignements. La première étape consiste à comprendre l’éventail des possibilités en ce qui concerne les personnes ou les entités qui peuvent occuper le rôle de dépositaire de renseignements sur la santé. La Loi énumère les personnes et les entités qui sont admissibles à agir à titre de dépositaire de renseignements sur la santé.

Il existe un certain nombre d’arrangements possibles concernant le rôle du dépositaire de renseignements sur la santé dans un cabinet privé. Voici quelques exemples :

• Un cabinet privé où tous les professionnels de la santé réglementés qui dispensent des soins au cabinet sont des dépositaires de renseignements sur la santé. Dans ce cas, chaque personne serait responsable de façon indépendante d’exécuter ses obligations de dépositaire de renseignements sur la santé, ce qui comprend s’assurer que les pratiques d’information sont conformes aux exigences et aux normes d’exercice, comme l’entreposage sécuritaire des dossiers et l’accès des clients à leurs propres dossiers.

• Un cabinet privé avec un seul propriétaire ou exploitant qui désigne la pratique lui-même est le dépositaire de renseignements sur la santé. Dans ce cas, le propriétaire ou l’exploitant du cabinet serait responsable de nommer une personne-ressource qui est responsable d’exécuter les obligations du dépositaire de renseignements sur la santé et de s’assurer que toute personne travaillant dans l’établissement respecte les exigences et les normes, comme la tenue des dossiers cliniques après la fin du traitement et la déclaration des manquements à l’obligation de confidentialité s’ils surviennent dans l’établissement.

La désignation d’un dépositaire de renseignements sur la santé et de son rôle au début d’une entente d’affaires sert à réaliser un nombre d’objectifs. Voici quelques exemples : Il n’y a aucun avantage à éviter cette tâche, car les obligations du dépositaire de renseignements sur la santé s’appliqueront même s’il n’est pas explicitement identifié et même s’il ne reconnaît pas qu’il est considéré comme un dépositaire de renseignements sur la santé. La désignation d’un dépositaire de renseignements sur la santé :

• Permet un processus de consentement éclairé plus approfondi en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé des clients.

• Précise qui est responsable des pratiques spécifiques en matière d’information au sein de l’établissement et dans quelle mesure.

• Détermine les mesures à prendre lorsqu’il y a des questions ou des problèmes liés à la gestion des dossiers ou au traitement des renseignements personnels sur la santé d’un client.

Consentement éclairé au traitement 

Le client doit être informé de la nature de sa relation avec le cabinet privé et avec son thérapeute avant que l’évaluation ou le traitement ne soit fourni, car cette information peut être importante pour la décision du client d’accepter le traitement. Par exemple, si les arrangements commerciaux dans un cabinet privé signifient que le client est considéré comme client du cabinet et non pas un client d’un thérapeute particulier, alors le client devrait être informé de cela. Il faut mettre les clients au courant des limites que cela peut présenter, par exemple, de leur capacité de transférer entre les fournisseurs de soins dans le cabinet ou de continuer à recevoir des soins d’un thérapeute qui quitte le cabinet. Pour en savoir plus, consultez la Norme 3.2 : Consentement, liée ci-dessous.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements médicaux personnels et la gestion des dossiers cliniques  

Les inscrits doivent obtenir le consentement éclairé des clients en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels sur la santé. Le fait d’expliquer au client qui a accès au dossier et à quelles fins aidera au client à comprendre comment ses renseignements sont habituellement recueillis, utilisés ou communiqués dans l’établissement. Le client doit également savoir avec qui il peut communiquer pour obtenir des renseignements sur ses dossiers cliniques ou l’accès à ceux-ci. Par exemple, si un psychothérapeute autorisé d’un cabinet privé de groupe est responsable de la tenue de ses propres dossiers cliniques, le thérapeute expliquerait probablement à son client que le thérapeute lui-même est la personne-ressource. Dans un scénario où le cabinet lui-même a assumé le rôle de dépositaire de renseignements sur la santé, le thérapeute peut fournir les coordonnées d’une personne désignée par le propriétaire ou l’exploitant du cabinet.

Mettre fin aux ententes commerciales  

La planification de la fin de l’entente commerciale peut aider à éviter la confusion et les conflits, elle peut aussi favoriser une gestion efficace des soins pour les clients du thérapeute qui quitte le service.

Normes 6.3 : Interruption des services et 6.4 : Fermeture, vente ou déménagement d’un cabinet fournissent des conseils précis. Par exemple, à moins qu’il n’y ait une raison valable de faire autrement, les inscrits doivent :

• Faire des efforts raisonnables pour prévenir les clients à l’avance ;

• Fournir une raison pour l’interruption des services ;

• Discuter d’autres arrangements pour les services à la lumière de la gamme d’options disponibles, qui sont susceptibles de comprendre : s’il sera possible de continuer avec le thérapeute actuel dans un autre endroit, si le client souhaite continuer avec un thérapeute différent ou un service de remplacement dans l’établissement actuel ou ailleurs ;

• Recommander le client de manière appropriée

La norme sur l’interruption des services indique qu’une relation entre un client et son thérapeute devrait se poursuivre tant que le client bénéficie de la thérapie et souhaite continuer à recevoir des services. La norme fournit également un certain nombre de raisons légitimes pour mettre fin aux services.  Dans cette optique, un inscrit ne devrait pas accepter des ententes commerciales qui imposent des restrictions déraisonnables à la capacité d’un client de recevoir des services de son fournisseur préféré, ni solliciter activement des clients qui choisissent de recevoir des services d’un autre fournisseur.

Lorsqu’une relation d’affaires prend fin, il peut être nécessaire de prendre des dispositions pour les dossiers cliniques, en gardant à l’esprit qui a été identifié en tant que dépositaire de renseignements sur la santé et en s’assurant que les arrangements respectent les obligations de tenue de dossiers. Par exemple, si chaque partie au cabinet fonctionne indépendamment comme dépositaire de renseignements sur la santé, l’inscrit reste responsable de s’assurer que la gestion continue des dossiers cliniques est conforme aux normes d’exercice de la profession. Si une autre personne est le dépositaire de renseignements sur la santé, les dossiers resteraient sous la responsabilité de cette personne. Voir Norme 5.1 : Dossiers cliniques et 5.6 : Stockage, sécurité et récupération pour obtenir des informations générales sur les pratiques de tenue de dossiers. Les clients doivent savoir où seront conservés leurs dossiers et qui contacter pour demander un accès.

Étude de cas

Teri, psychothérapeute autorisée, a une pratique privée croissante. Elle veut faire venir Mika, psychothérapeute autorisée (stagiaire), qui fournirait des services pour de nouveaux clients. Teri donne un contrat à Mika et lui demande de le signer. Tout en l’examinant, Mika a remarqué une clause qui laissait entendre que Mika ne serait pas en mesure de solliciter des clients de la pratique, même après la fin de sa relation d’affaires avec la pratique. Une autre disposition laissait entendre que si l’entente d’affaires de Mika avec la pratique prenait fin, elle ne serait pas en mesure de fournir des services aux clients qu’elle voyait dans la pratique pendant une période de deux ans.

Mika a appelé Teri pour discuter de ce qui se passerait avec les clients si jamais leur entente commerciale prenait fin. Mika a expliqué que lorsqu’elle a terminé son dernier stage, il y avait des clients qui avaient encore besoin de traitement et qui voulaient vraiment continuer à travailler avec elle. Mika a pu trouver une entente avec le superviseur du stage pour qu’elle puisse continuer à travailler avec ces clients pendant quelques séances supplémentaires jusqu’à la fin du traitement.

Teri a expliqué que les clients qui communiquent avec la pratique pour recevoir des services sont considérés comme les clients de la pratique, et donc si Mika prévoit changer de pratique, Mika devrait expliquer à tous les clients qui veulent continuer à recevoir le traitement qu’ils seraient dirigés vers un(e) autre psychothérapeute autorisé(e) dans la pratique.

Mika n’était pas à l’aise avec cette entente. Elle s’est tournée vers les normes d’exercice de la profession et a constaté que lorsqu’il s’agit d’une Interruption des services, un psychothérapeute autorisé doit intervenir en tout temps dans l’intérêt véritable des clients. De plus, la relation doit se poursuivre tant que la thérapie est bénéfique au client et que ce dernier désire continuer de recevoir les services.  Mika s’est demandé si elle respecterait la norme d’exercice si elle acceptait les termes du contrat tels qu’ils étaient établis en ce moment. Mika a fait valoir que, dans une pratique privée, les options d’un client de recevoir des services de son fournisseur préféré ne devraient être limitées que s’il y a une raison suffisante de le faire. Elle a contacté Teri pour discuter à nouveau de l’affaire. Elle a décidé que si Teri n’était pas en mesure d’offrir plus de souplesse à ce sujet, elle ne se sentirait pas à l’aise de conclure l’entente commerciale pour le moment.