Cet article a été initialement publié dans le Communiqué de juillet 2022 et mis à jour en septembre 2024.
Les inscrits reçoivent parfois des demandes de tiers concernant la communication de renseignements sur les clients, par exemple de la part du conjoint ou du parent d’un client, de débiteurs de soins de santé, de compagnies d’assurance, de programmes d’aide aux employés, et d’avocats.
Lorsqu’un inscrit reçoit une demande de divulgation d’information à un tiers, il doit obtenir le consentement éclairé du client à cette fin, sauf si une exception juridique s’applique. Lorsqu’ils sont contraints à divulguer de l’information sur un client pour une procédure juridique, les inscrits doivent faire preuve de prudence et il leur est conseillé de consulter leur conseiller juridique afin de déterminer la meilleure façon de répondre à la demande.
Vous trouverez ci-dessous quelques principes généraux à prendre en considération lorsque vous prenez des décisions concernant la divulgation de renseignements personnels sur la santé.
1. Demandes de clients concernant la communication de dossiers à un tiers
Les clients ont le droit d’accéder à leurs propres dossiers de santé, à moins qu’une exception ne s’applique.
Lorsqu’un client ou son représentant demande un rapport ou une lettre, les inscrits doivent, à moins qu’il n’y ait une raison valable de ne pas le faire, fournir le rapport ou la lettre concernant le traitement fourni. Par exemple, si les renseignements en question font l’objet d’un privilège juridique qui interdit la divulgation du dossier ou des renseignements à la personne, donner accès pourrait vraisemblablement entraîner un risque de préjudice grave au traitement ou à la guérison de la personne ou de préjudice corporel grave à la personne ou à une autre personne, les renseignements ont été recueillis au cours d’une inspection, d’une enquête ou d’une procédure semblable et les procédures, appels ou processus qui en résultent n’ont pas encore été conclus ou une autre loi interdit la divulgation.
Ce qui est inclus dans le rapport est une question distincte qui exige un jugement professionnel (voir le point 4 ci-dessous).
Veuillez consulter la page de ressources « Accès et rectification » du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, la Norme 5.1 : Dossiers cliniques et la Norme 5.2 : Demandes de rapports, liées ci-dessous.
2. Consentement éclairé
Tel qu’indiqué dans la Norme d’exercice de la profession 3.1, Confidentialité de l’OPAO, les inscrits sont tenus de préserver la confidentialité des clients en tout temps, y compris lorsque des tiers tels que des avocats ou des compagnies d’assurance leur demandent des renseignements sur leurs clients.
Comme indiqué dans la Norme 5.2 : Demandes de rapports, lorsque les inscrits reçoivent une demande de rapport, ils doivent d’abord obtenir le consentement exprès de leur client ou de son représentant autorisé avant de fournir le rapport et discuter du contenu demandé. Les inscrits doivent veiller à ce que seuls les renseignements pertinents et demandés soient fournis et devraient donner aux clients la possibilité d’examiner le rapport avant de le soumettre.
Lorsqu’ils échangent des renseignements directement avec un tiers, les inscrits doivent faire des efforts raisonnables pour assurer la confidentialité du dossier du client durant toute transmission ou divulgation autorisée de renseignements. Veuillez consulter la Norme 5.6 : Stockage, sécurité et récupération des dossiers.
3. Consentement éclairé lors du travail avec des mineurs
En Ontario, il n’y a pas d’« âge du consentement » pour les décisions personnelles en matière de soins de santé. En général, les clients de tout âge sont considérés capables de refuser leur propre traitement ou d’y consentir, à condition qu’ils aient la maturité nécessaire pour comprendre raisonnablement l’information fournie et qu’ils puissent comprendre les conséquences de leurs décisions. Par conséquent, si un client mineur est capable de donner son propre consentement, il peut le faire sans l’aide de ses parents. Cela signifie que le thérapeute n’est pas autorisé à partager l’information avec un tiers, y compris les parents, sans consentement ou lorsqu’une exception légale s’applique.
Pour plus d’informations, veuillez consulter le cahier d’exercices sur le consentement éclairé.
4. Décider quels renseignements seront divulgués
Dans tous les cas, après avoir reçu le consentement éclairé du client, on s’attend à ce que les inscrits fassent preuve de discrétion professionnelle et qu’ils ne divulguent que les renseignements personnels sur la santé pertinents et nécessaires.
Tenez compte des éléments suivants :
- Quels sont les risques liés au fait de partager des dossiers complets (p. ex., des renseignements confidentiels tombent entre de mauvaises mains ; certains renseignements ne sont pas pertinents) ?
- Est-il possible de partager uniquement les informations pertinentes et nécessaires au lieu du fichier au complet ? Par exemple, est-ce qu’on accepterait la rédaction des renseignements demandés sous un format tel qu’une lettre qui les résume ? Remarque : Si une lettre ou un rapport sommaire n’est pas accepté, le client a droit au dossier entier.
- Serait-il utile d’examiner le dossier avec le client pour lui permettre de bien comprendre le contenu ?
Dans certains cas, un client peut demander de ne divulguer que certains renseignements au tiers. Cependant, faire cela pourrait ne pas être dans l’intérêt véritable du client. Par exemple, dans le cas de certaines demandes de prestations, un fournisseur d’assurance ou de prestations peut considérer un dossier partiel comme des « renseignements incomplets ». Dans ce cas, fournir des renseignements incomplets pourrait avoir de graves conséquences pour le client, p. ex. le traitement de la demande pourrait être retardé ou même refusé. Dans de tels cas, il serait utile d’encourager le client à consulter le tiers payeur pour comprendre les politiques qui s’appliquent à ces demandes, le processus et les attentes lors de la présentation de ces demandes, et à qui s’adresser s’il a des questions sur les renseignements à partager.
Les clients qui ne souhaitent pas divulguer un dossier clinique complet peuvent avoir besoin de plaider auprès de la tierce partie.
5. Dossiers partagés
Lorsqu’un dossier est partagé et qu’il comprend les renseignements personnels sur la santé d’une autre personne qui a également participé à la thérapie (p. ex., thérapie de couple ou familiale), une personne n’a droit d’accès qu’à la partie des renseignements personnels sur la santé de la personne qui figure au dossier et qui peut raisonnablement être retirée du dossier aux fins d’accès. (Veuillez consulter la page de ressources « Accès et rectification » du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, liée ci-dessous.)
La Norme 5.1 indique que les inscrits doivent expliquer aux clients de thérapie de groupe comment les dossiers sont conservés et comment ils peuvent y avoir accès. Les clients peuvent avoir accès à l’intégralité du dossier si tous les participants y consentent ou soumettent une demande conjointe (par exemple, les deux membres d’un couple demandent l’accès au dossier de thérapie de couple). Si un seul participant demande l’accès à un dossier commun et que les autres ne donnent pas leur consentement, il n’a droit qu’aux renseignements le concernant ainsi qu’à tout renseignement commun (par exemple, des thèmes généraux) qui ne concerne pas spécifiquement un autre participant.
6. Préoccupations concernant les risques pour les clients
Dans les situations où les inscrits s’inquiètent de la façon dont les clients percevront les renseignements contenus dans le dossier clinique, on recommande aux inscrits de fournir un soutien aux clients d’une manière appropriée à la situation. Il serait également prudent de consulter les superviseurs de confiance, les conseillers juridiques et le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée afin de déterminer une ligne de conduite sûre et appropriée pour permettre à un client ou à son représentant d’avoir accès à ses renseignements personnels sur la santé.
7. Formulaires de consentement à la divulgation d’information
Dans certains cas, un tiers fournira à un client un formulaire indiquant son consentement à la divulgation d’information. Ces formulaires sont destinés à faciliter l’échange de renseignements sur la santé des clients aux fins de la prestation du traitement, de la détermination de l’admissibilité aux prestations ou des procédures judiciaires.
Si un PA n’est pas certain des conséquences de demander à son client de signer un tel formulaire, il peut s’adresser à la partie concernée qui le délivre. De plus, les inscrits devraient envisager d’obtenir leurs propres conseils juridiques, afin de comprendre comment s’y prendre pour respecter leurs obligations en matière de confidentialité dans une situation particulière.
Les inscrits peuvent également demander aux clients de communiquer avec le tiers pour toute question concernant le formulaire ou la façon dont leurs renseignements seront échangés avec les fournisseurs de soins de santé ou d’autres personnes.
Les inscrits ne devraient pas traiter ces formulaires comme un processus de consentement unique. Le consentement est un processus continu et les Membres devraient revenir sur la question de l’échange d’information avec le client au besoin.