Établir un plan pour faire face aux imprévus vous aidera, à vous et à vos clients si jamais vous vous retrouvez dans une position où vous êtes incapable d’exercer la psychothérapie. En effet, la Norme 6.4 d’exercice sur la profession : Fermeture, vente ou déménagement d’un cabinet, indique que les inscrits de l’OPAO doivent se doter d’un plan d’urgence leur permettant de :
- Veiller à ce que les normes de la profession soient respectées, même si vous ne fournissez pas vous-même les services ;
- Établir des liens entre vos clients et d’autres professionnels qualifiés qui peuvent répondre à leurs besoins ;
- S’assurer que vos clients et leurs nouveaux fournisseurs ont accès en temps opportun à des renseignements pertinents sur les soins du client.
Bien que les détails particuliers d’un plan d’urgence dépendent de votre cabinet, il devrait mentionner :
- Les coordonnées d’une ou de plusieurs personnes (désignées) qui ont accepté d’effectuer des tâches spécifiques en votre nom dans le cas où vous seriez soudainement incapable d’exercer ;
- Une liste de personnes-ressources, y compris les clients, les collègues et les autres personnes avec lesquelles vous entretenez des relations professionnelles importantes ;
- Des directives à l’intention des personnes désignées, y compris celles qui ont trait à la communication avec les clients ou leurs décideurs suppléants, afin de les informer de la situation, de leur fournir des renseignements sur les orientations et de discuter de la tenue à jour ou du transfert des dossiers cliniques.
Vous trouverez ci-dessous quelques considérations qui vous aideront à élaborer votre plan d’urgence. Vos propres recherches et discussions avec vos collègues seront également utiles dans votre planification.
Identifier une personne désignée
Dans le cas où vous seriez incapable d’exercer votre profession, comment allez-vous prévenir vos clients que vous n’êtes plus disponible pour offrir des services ?
- Si vous travaillez à votre compte dans un cabinet privé, vous devrez trouver une personne désignée qui pourra exécuter certains aspects de votre plan d’urgence.
- Si vous travaillez dans une agence ou un hôpital, il est possible qu’il existe déjà un plan d’urgence pour faire face à une telle situation. Nous vous conseillons de communiquer avec votre gestionnaire pour obtenir plus de renseignements.
- Si vous fournissez des services sous contrat à un tiers, vous devrez examiner attentivement tous les contrats existants, les politiques établies par le tiers et votre rôle global afin de savoir quelles responsabilités incomberaient au remplaçant désigné.
Lors de la sélection d’une personne désignée, assurez-vous qu’elle possède la compétence nécessaire pour remplir les fonctions énoncées dans le plan d’urgence. La norme 6.4 n’indique pas qu’une personne désignée doit être un autre psychothérapeute autorisé ; cependant, il serait utile que la personne désignée soit au moins membre d’une profession de la santé réglementée en Ontario, car elle sera probablement au courant du cadre législatif et réglementaire en matière de soins de santé.
Il est également important de bien comprendre les besoins de vos clients, car cela influera probablement sur votre sélection de la personne désignée qui exercera les fonctions spécifiques décrites dans le plan, en plus de vos plans pour orienter les clients vers d’autres professionnels qualifiés.
Recommandation vers d’autres fournisseurs de services
Norme d’exercice de la profession 1.9 : Orientations indique que les inscrits doivent diriger leurs clients vers d’autres professionnels qualifiés et compétents lorsqu’ils ne sont pas disponibles pour fournir des services. À la lumière de ce qui précède, votre plan d’urgence doit tenir compte de l’orientation vers d’autres professionnels, s’il y a lieu, comme ce serait le cas si vous aviez des dossiers cliniques actifs. Vous devez expliquer les raisons de la recommandation au client et si le processus exige la divulgation des renseignements personnels sur la santé du client, vous devez obtenir le consentement du client avant que ces renseignements ne soient divulgués.
Voir la norme 1.9, liée ci-dessous, pour obtenir plus d’information.
Dossiers cliniques
Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, les personnes qui ont reçu des services de soins de santé en Ontario ont le droit d’accéder aux renseignements personnels sur la santé figurant dans les dossiers cliniques. Les dépositaires de renseignements sur la santé doivent s’assurer que les clients ont accès à leurs renseignements personnels sur la santé en temps opportun.
Les dépositaires de renseignements sur la santé sont des personnes ou des organisations qui gardent ou contrôlent des renseignements personnels sur la santé d’un client. Par exemple, un psychothérapeute autorisé dans un cabinet privé est responsable de l’entreposage et de la tenue à jour des dossiers cliniques des clients et serait probablement considéré comme le dépositaire de renseignements sur la santé. Un psychothérapeute autorisé qui est un employé d’un hôpital ou d’un organisme, cependant, est probablement considéré comme un agent travaillant pour le compte d’un dépositaire de renseignements sur la santé, c’est-à-dire l’hôpital ou l’organisme.
Norme d’exercice de la profession 5.1 : Dossiers cliniques indiquent que les inscrits de l’OPAO doivent tenir des dossiers cliniques « pendant au moins 10 ans à compter de la date de la dernière interaction avec le client, ou pendant 10 ans à compter du 18e anniversaire du client, selon la date la plus tardive. »
Si vous êtes le dépositaire de renseignements sur la santé, votre plan d’urgence doit
- Rendre compte de la tenue des dossiers cliniques d’une manière conforme aux lois pertinentes et aux normes d’exercice de la profession ;
- Inclure des mesures qui faciliteront l’accès des clients à leurs renseignements personnels sur la santé, ou le transfert de ces renseignements personnels à un autre fournisseur de soins de santé, pour la période définie dans les normes d’exercice de la profession.
Voir les normes 5.1 et 5.6 sur la tenue des dossiers, liées ci-dessous, pour obtenir plus d’information.
Directive à l’intention de la personne désignée pour communiquer avec l’OPAO
Pendant que vous préparez votre plan d’urgence, veuillez ajouter une directive à l’intention de la personne désignée pour qu’elle soit en mesure de communiquer les renseignements suivants à l’OPAO en cas de votre décès ou incapacité :
- Des renseignements pertinents sur les circonstances ;
- Le nom et les coordonnées du dépositaire de renseignements sur la santé désigné dans le plan d’urgence.
Ces renseignements seraient conservés dans les dossiers de l’OPAO et utilisés uniquement pour faciliter l’accès du client à ses dossiers cliniques. Seuls le nom et les coordonnées du dépositaire de renseignements sur la santé désigné seraient communiqués.
En prévoyant cette directive dans votre plan d’urgence, il sera plus facile pour vos clients d’accéder à leurs dossiers cliniques si vous n’êtes pas disponible pour leur y donner accès vous-même.