Cet article a été initialement publié dans le Communiqué de janvier 2023 et mis à jour en septembre 2024 et février 2025.
Les inscrits qui sont dépositaires de renseignements sur la santé sont invités à désigner un successeur par écrit (avec le consentement du successeur). Un « successeur » est une personne qui accepte de devenir le gardien ou la gardienne de vos dossiers au cas où vous seriez incapable de le faire vous-même.
Les inscrits devraient consulter la page de leur successeur de dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) pour s’assurer que les renseignements sont à jour. Les inscrits peuvent mettre à jour les renseignements sur leur successeur de dépositaire de renseignements sur la santé à tout moment dans leur compte OPAO.
Qu’est-ce qu’un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) ?
Un dépositaire de renseignements sur la santé est la personne ou l’organisation responsable de la tenue des dossiers médicaux.
Lorsqu’elle exerce seule, la personne inscrite est la dépositaire des renseignements médicaux des dossiers de ses clients.
Lorsqu’un psychothérapeute autorisé (PA) travaille comme un employé d’une agence ou d’un hôpital, il est censé suivre les politiques de gestion des documents de son employeur. Cela suppose que les pratiques de gestion des dossiers de l’employeur sont conformes à la Loi de 2014 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Sinon, l’inscrit doit s’assurer que ses dossiers cliniques sont conformes à la LPRPS et aux normes d’exercice professionnel de l’OPAO. L’organisation peut disposer d’un agent chargé des renseignements ou de la protection de la vie privée pour surveiller la conformité à la LPRPS.
Lorsque la personne inscrite exerce dans le cadre d’une pratique de groupe ou partagée, il est important de clarifier par écrit dès le départ à qui appartiennent les dossiers (la personne inscrite, le superviseur clinique ou la pratique de groupe). En général, le dépositaire de renseignements sur la santé conserve le dossier original et en fournit des copies lorsqu’il le divulgue à des tiers avec autorisation.
Veuillez voir la liste des ressources au bas de cet article pour obtenir plus d’informations à propos de ces obligations.
Qu’est-ce qu’un successeur d’un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS)?
Les inscrits dépositaires de renseignements sur la santé sont invités à désigner un successeur par écrit (avec le consentement du successeur). Un « successeur » est une personne qui accepte de devenir le gardien ou la gardienne de vos dossiers au cas où vous seriez incapable de le faire vous-même.
Le nom du successeur peut être fourni sur le formulaire de renouvellement annuel. Il est conservé dans les dossiers de l’OPAO et ne sert qu’à faciliter l’accès d’un client à son dossier clinique.
Puis-je avoir plus qu’un successeur ?
Oui. Vous pouvez nommer deux successeurs ou plus. Les inscrits peuvent mettre à jour (c’est-à-dire modifier, ajouter ou supprimer) les informations de leur dépositaire successeur à tout moment dans leur compte OPAO.
Mon successeur doit-il être inscrit ou se trouver en Ontario ?
Le successeur n’a pas besoin d’être inscrit ou de résider en Ontario, mais il serait bon de tenir compte de ses fonctions et de sa proximité avec vos clients. Par exemple, si vous avez un système de tenue de dossiers sur papier, serait-il possible pour un client d’accéder facilement à ses dossiers auprès d’une personne qui se trouverait à l’extérieur de l’Ontario ?
Mon successeur doit-il ou elle être un(e) psychothérapeute autorisé(e) ? / Un membre de la famille peut-il ou elle être un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) ?
Lorsque vous réfléchissez à la personne qui pourrait être un bon successeur, il importe de s’assurer qu’elle possède les compétences nécessaires pour remplir le rôle d’un dépositaire de renseignements sur la santé. La Norme 6.4 Fermeture, vente ou déménagement d’un cabinet, encourage les inscrits à sélectionner des successeurs qualifiés, qui sont familier avec la loi sur la confidentialité des soins de santé. Afin d’assurer au mieux le respect des normes de l’OPAO, l’Ordre suggère de sélectionner une autre personne inscrite si possible. Toutefois, si cela n’est pas possible, il serait utile que le successeur soit au moins membre d’une profession de santé réglementée en Ontario, inscrit à l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario ou d’un établissement de soins de santé, car ces personnes et organisations sont susceptibles de connaître le cadre de la législation et de la réglementation des soins de santé.
Les inscrits sont invités à prendre les dispositions appropriées à l’avance pour le transfert des dossiers à un successeur. Si un successeur particulier n’est pas nommé, l’article 3(12) de la LPRPS indique qu’un fiduciaire ou un administrateur de succession deviendrait responsable des dossiers d’un inscrit décédé, jusqu’à ce que la garde des dossiers passe à une autre personne légalement autorisée. Cette situation pourrait placer une personne qui n’est pas familière avec les exigences de la LPRPS et l’importance du maintien de la confidentialité des clients dans le rôle d’un dépositaire de renseignements sur la santé.
Puis-je donner à mon successeur l’accès à mes dossiers ? Mon successeur doit-il ou elle signer un accord de confidentialité ?
« La LPRPS prévoit la divulgation de renseignements personnels sur la santé sans consentement, notamment la divulgation dans les circonstances suivantes : … aux successeurs potentiels et réels du dépositaire (bien que les successeurs potentiels doivent fournir une assurance de confidentialité écrite et que les personnes concernées doivent être informées de tout transfert réel de dossiers à un successeur), » [Traduction] (voir la page 9 du Guide to PHIPA 2020.)
Je suis un entrepreneur indépendant ou une entrepreneuse indépendante dans un cabinet privé, et j’utilise le logiciel du propriétaire du cabinet pour tenir mes dossiers. Suis-je le dépositaire des renseignements médicaux ?
L’OPAO est incapable de déterminer qui est le dépositaire des renseignements sur la santé. Lorsque vous travaillez avec d’autres personnes, il est important d’établir qui est le dépositaire des renseignements sur la santé dès le début de la relation. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre article « Practice Matters » sur le Professionnalisme dans les relations d’affaires, lié ci-dessous. La façon dont les renseignements personnels sur la santé d’un client seront traités, et qui peut y avoir accès est quelque chose qui doit se planifier.
Je travaille dans un cabinet privé, mais je connais quelqu’un qui est prêt à être mon successeur. Que dois-je faire ?
Les PA travaillant seuls en pratique privée sont fortement encouragés à avoir des contacts avec d’autres PA, comme un superviseur, un mentor, un collègue, un consultant, un groupe de pairs, etc. Au fil du temps, le PA pourrait envisager de demander à l’un de ces collègues de devenir son dépositaire successeur.
S’il n’est pas possible de choisir immédiatement un successeur, vous pouvez entrer le nom de la personne qui deviendrait le fiduciaire de votre succession en cas de décès. Si vous ne savez pas de qui il s’agit, veuillez consulter un avocat. Si vous n’êtes toujours pas en mesure de désigner un dépositaire successeur, inscrivez « s.o. » ou d’autres mentions similaires dans le formulaire de renouvellement annuel. Vous pouvez mettre à jour ces renseignements à tout moment dans votre compte OPAO.
Dois-je inclure le nom du successeur du dépositaire de renseignement sur la santé dans mon testament ?
Ce n’est pas une exigence de l’OPAO d’inclure le nom du successeur de votre dépositaire de renseignements sur la santé dans votre testament. Quoi qu’il en soit, il serait prudent que vous vous assuriez d’avoir un plan d’urgence en place. Si personne en particulier n’est nommé, l’article 3(12) de la LPRPS indique qu’un fiduciaire ou un administrateur de la succession devient responsable des dossiers du défunt, jusqu’à ce que la garde des dossiers soit confiée à une autre personne légalement autorisée.